← Zurück zur Startseite

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Hotelbetriebs ist:

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)
Messerschmiedestraße 6
06712 Zeitz
Deutschland

Betriebsstätte / Hoteladresse:
Promenaden Hotel
Theaterstraße 4
07545 Gera
Deutschland
Telefon: +49 170 4790000
E-Mail: info@promenaden-hotel.de
Vertreten durch den Geschäftsführer: Volodymyr Harkavenko

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Buchungen, zur Erfüllung des Beherbergungsvertrages, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person identifiziert werden kann, zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Buchungsdaten, Zahlungsdaten oder Aufenthaltsdaten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4. Besuch unserer Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch technische Daten verarbeitet. Dazu können gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, verwendeter Browser, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Störungen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb unserer Website.

5. Hosting

Diese Website wird bei einem Hosting-Anbieter mit Serverstandort in der Europäischen Union betrieben. Beim Aufruf der Website werden ausschließlich die in Abschnitt 4 genannten technischen Server-Logdaten verarbeitet; ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hosting-Anbieter besteht im erforderlichen Umfang.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu können gehören: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage, gewünschter Reisezeitraum, Buchungs- oder Aufenthaltsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einer Buchung oder einem Aufenthalt zusammenhängt. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Kontaktaufnahme über WhatsApp

Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bitte beachten Sie, dass WhatsApp ein externer Dienst ist. Bei Nutzung von WhatsApp können Daten durch den Anbieter des Dienstes verarbeitet werden. Wir haben keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp.

Die Nutzung von WhatsApp erfolgt freiwillig. Sie können uns jederzeit alternativ per Telefon oder E-Mail kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrages dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. KI-Chat auf der Website

Auf unserer Website steht ein Chat-Baustein zur Verfügung, der Gästefragen mithilfe eines KI-Sprachmodells (Claude, Anbieter: Anthropic PBC, San Francisco, USA) beantwortet. Vor der ersten Nutzung werden Sie ausdrücklich um Ihre Einwilligung gebeten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Verarbeitet werden die von Ihnen im Chat eingegebenen Nachrichten sowie der bisherige Gesprächsverlauf der aktuellen Sitzung, um Ihre Frage zu beantworten. Die Inhalte werden nicht dauerhaft gespeichert oder protokolliert und nicht zu Trainingszwecken verwendet; die Verarbeitung endet mit der Sitzung.

Da der Anbieter des Sprachmodells in den USA ansässig ist, kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union stattfinden. Diese erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln) des Anbieters.

Der KI-Chat ist ein freiwilliges Zusatzangebot. Sie erreichen uns jederzeit alternativ telefonisch oder per E-Mail (siehe Kontakt oben).

9. Buchungen und Beherbergungsvertrag

Wenn Sie ein Zimmer buchen, verarbeiten wir die für die Buchung und Durchführung des Aufenthalts erforderlichen Daten. Dazu können gehören: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anreise- und Abreisedatum, Zimmerkategorie, Anzahl der Gäste, Zahlungsdaten, Rechnungsdaten, besondere Wünsche, Kommunikationsdaten, Buchungsnummer, Aufenthaltsverlauf.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beherbergungsvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Buchung über unsere Buchungsplattform (Mews)

Für Buchungsanfragen und Direktbuchungen verlinkt unsere Website auf unser Buchungsportal, betrieben mit der Software des Anbieters Mews Systems. Wenn Sie dort eine Buchung vornehmen, werden Ihre eingegebenen Daten (u.a. Name, Kontaktdaten, Anreise- und Abreisedatum, Zahlungsdaten) über eine verschlüsselte Verbindung direkt an Mews übermittelt und von dort an unser Hotel weitergeleitet.

Die Buchung ist – anders als eine unverbindliche Anfrage – bei Abschluss über das Portal in der Regel sofort verbindlich, entsprechend den dort angezeigten Bedingungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Gruppen, längere Aufenthalte oder individuelle Anfragen können Sie uns zusätzlich direkt per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

11. Zahlungsabwicklung

Zahlungen im Rahmen einer Online-Buchung werden über unser Buchungsportal (siehe Ziffer 10) abgewickelt. Bei Anfragen außerhalb des Portals werden Zahlungsmodalitäten individuell abgestimmt, in der Regel vor Ort im Hotel oder auf dem vereinbarten Weg.

12. Meldedaten nach dem Bundesmeldegesetz

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere bei ausländischen Gästen, verarbeiten wir Meldedaten nach den Vorschriften des Bundesmeldegesetzes. Dazu können gehören: Ankunftsdatum, voraussichtliches Abreisedatum, Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Ausweisdaten, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Anzahl mitreisender Personen, soweit gesetzlich erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Meldepflichten für Beherbergungsstätten.

13. Rechnungen, Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrung

Wir verarbeiten Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Aufbewahrung erfolgt entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

14. Durchsetzung von Hausrecht, Schadensersatz und Sicherheit

Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Durchsetzung unseres Hausrechts, zur Dokumentation von Schäden, zur Bearbeitung von Beschwerden, zur Abwehr unberechtigter Ansprüche oder zur Geltendmachung eigener Ansprüche erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung unserer Rechte, der Sicherheit des Hotelbetriebs und der Durchsetzung berechtigter Ansprüche.

15. Cookies und Speicherung im Browser

Diese Website setzt keine Cookies zur Reichweitenmessung oder Werbung und bindet keine Analyse- oder Trackingdienste ein. Die Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Dritten. Der KI-Chat speichert lediglich eine Ja/Nein-Information zu Ihrer Einwilligung lokal in Ihrem Browser (kein Cookie, sondern lokaler Speicher), damit Sie nicht bei jedem Besuch erneut gefragt werden.

Ein Einwilligungsbanner beim Aufruf unserer Seite ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

16. Karte, externe Links und Routenplanung

Die Karte auf unserer Seite ist ein Bild von unserem eigenen Server auf Basis von OpenStreetMap-Kartenmaterial. Es wird kein Kartendienst live eingebunden, insbesondere kein Google Maps.

Darüber hinaus kann unsere Website Links zu externen Diensten enthalten, zum Beispiel zu unserem Buchungsportal oder sozialen Netzwerken. Wenn Sie einen externen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch externe Anbieter.

17. Social-Media-Links

Unsere Website kann Links zu sozialen Netzwerken enthalten. Wenn Sie diese Links anklicken, werden Sie auf die Seiten der jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Eine Datenübertragung an den jeweiligen Anbieter kann dabei erfolgen. Für die Verarbeitung auf den Seiten der sozialen Netzwerke ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Empfänger können insbesondere sein:

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

19. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt in begrenztem Umfang, wenn Sie den KI-Chat nutzen (siehe Ziffer 8, Anbieter Anthropic, USA), abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Bei Buchung über unser Buchungsportal oder internationale Buchungsportale kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union durch den jeweiligen Anbieter ebenfalls nicht ausgeschlossen werden; maßgeblich sind insoweit dessen eigene Datenschutzhinweise. Bei Nutzung externer Dienste wie WhatsApp kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union ebenfalls nicht ausgeschlossen werden.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten für die Dauer dieser Pflichten gespeichert. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)
E-Mail: info@promenaden-hotel.de

22. Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Thüringen ist zuständig:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt
Telefon: 0361 57-31129 00
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

24. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https" beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

25. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Chat (Ziffer 8) beantwortet lediglich Fragen und trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

26. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.