Pravila o privatnosti
Posljednje ažuriranje: oktobar 2026.
1. Voditelj obrade
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Njemačka
Poslovni prostor / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Zastupa direktor Volodymyr Harkavenko
2. Opće informacije
Lične podatke obrađujemo samo u mjeri potrebnoj za rad web-stranice, obradu upita i rezervacija, izvršenje ugovora o smještaju, ispunjavanje zakonskih obaveza ili ostvarivanje legitimnih interesa.
3. Pravne osnove
Član 6. stav 1. tačka (b) GDPR-a (ugovor/predugovorne radnje), (c) (zakonska obaveza), (f) (legitimni interes), (a) (saglasnost).
4. Dnevnici servera
Pri pristupu web-stranici web-server obrađuje tehničke podatke (IP adresu, datum/vrijeme, posjećenu stranicu, količinu podataka, preglednik, operativni sistem, izvornu adresu). Svrha: rad i sigurnost. Pravna osnova: član 6. stav 1. tačka (f) GDPR-a. Rok čuvanja: najviše 30 dana.
5. Hosting
Web-stranica, sistem rezervacija i hotelski softver rade na serverima Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, u podatkovnim centrima u Njemačkoj/Finskoj (EU). Sklopljen je ugovor o obradi podataka (DPA, Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Sigurnosne kopije čuvaju se šifrirane kod Hetznera (EU).
6. Kontakt e-mailom i telefonom
Podatke koje nam dostavite obrađujemo radi odgovora na vaš upit (član 6. stav 1. tačka (b) ili (f) GDPR-a). Koristimo e-mail uslugu Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irska; obrada podataka u EU, sklopljen DPA). Automatske poruke o rezervaciji i boravku šaljemo putem Microsoft 365; samo u slučaju kvara kao zamjenu koristimo Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).
7. WhatsApp i Telegram
Ako nam se obratite putem WhatsAppa (WhatsApp Ireland Ltd.) ili Telegrama (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, UAE), vaše se poruke obrađuju putem tih usluga; u tom kontekstu ne može se isključiti prijenos u treće zemlje. Korištenje je dobrovoljno; uvijek nas možete kontaktirati telefonom ili e-mailom. Naš Telegram bot @hotel_gera_bot odgovara na pitanja uz pomoć AI asistentice Mia (vidi odjeljak 8).
8. AI asistentica „Mia“ (chat na web-stranici, Telegram bot)
Chat na našoj web-stranici i naš Telegram bot odgovaraju na pitanja uz pomoć AI jezičkog modela (Anthropic Claude), kojim upravljamo putem Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg) u podatkovnom centru u Frankfurtu na Majni. Chat platformom (Dify) upravljamo sami na našim serverima u EU. Obrada se odvija u EU; sadržaj se ne koristi za obuku AI modela. Prije prvog korištenja chata na web-stranici tražimo vašu saglasnost (član 6. stav 1. tačka (a) GDPR-a). Obrađuju se vaši unosi i historija razgovora tokom sesije; historiju čuvamo najviše 30 dana radi analize grešaka. Radi informacija o raspoloživosti i rezervacijama Mia pristupa našem sistemu rezervacija. Korištenje je dobrovoljno.
9. Telefonski asistent
Na pozive na +49 365 43033996 (preusmjeravanje kada nismo dostupni) odgovara AI telefonski asistent. U tu svrhu vaš telefonski broj i sadržaj poziva obrađuju se putem Twilio Inc. (SAD) i OpenAI L.L.C. (SAD); naš hotelski tim prima sažetak. Prijenos u SAD zasniva se na Okviru za zaštitu podataka EU–SAD ili standardnim ugovornim klauzulama EU. Na početku poziva asistent navodi da je AI. Pravna osnova: član 6. stav 1. tačke (b) i (f) GDPR-a.
10. Rezervacije i ugovor o smještaju
Za rezervaciju i boravak obrađujemo, između ostalog, ime, adresu, telefon, e-mail, dolazak/odlazak, kategoriju sobe, broj osoba, podatke o plaćanju i računima, zahtjeve, prepisku i historiju boravka (član 6. stav 1. tačka (b) GDPR-a).
Direktne rezervacije putem promenaden-hotel.de/buchen obrađuju se u našem sistemu rezervacija i upravljanja hotelom (ZS PMS, na našim serverima u EU). Trenutno koristimo i sistem upravljanja hotelom Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Nizozemska; sklopljen DPA).
11. Portali za rezervacije i channel manager
Rezervacije primamo putem Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google i drugih portala, koji su sami odgovorni za vlastitu obradu podataka. Raspoloživost, cijene i rezervacije razmjenjujemo putem channel managera Channex (registrovan u Ujedinjenom Kraljevstvu; za Ujedinjeno Kraljevstvo postoji odluka Evropske komisije o primjerenosti).
12. Plaćanja
Online plaćanja obrađujemo putem Stripea (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irska). Podatke o kartici direktno obrađuje Stripe; mi primamo samo status plaćanja i posljednje cifre kartice. Stripe može obrađivati podatke i u SAD-u radi sprečavanja prevara (standardne ugovorne klauzule EU / Okvir za zaštitu podataka). Pravna osnova: član 6. stav 1. tačka (b) GDPR-a.
13. Online prijava, aplikacija za goste i digitalni pristup sobi
Putem online prijave (link u potvrdi rezervacije ili gast.promenaden-hotel.de) prikupljamo podatke za prijavu (odjeljak 14) i dostavljamo vam broj sobe, kod za vrata i račun. Kodovi za vrata generišu se u našem elektronskom sistemu zaključavanja; otvaranja vrata bilježe se (vrijeme, vrata, način otvaranja). Dnevnik služi sigurnosti i planiranju čišćenja te se briše nakon 30 dana. Kodove šaljemo e-mailom i, ako je broj naveden, SMS-om putem seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Njemačka). Pravna osnova: član 6. stav 1. tačke (b) i (f) GDPR-a.
14. Podaci za prijavu (Savezni zakon o prijavi boravka – Bundesmeldegesetz)
Prema §§ 29, 30 BMG-a (Bundesmeldegesetz) dužni smo prikupiti obrazac za prijavu (uključujući dolazak, planirani odlazak, ime, datum rođenja, državljanstvo, adresu, broj identifikacionog dokumenta za strane goste te broj saputnika). Pravna osnova: član 6. stav 1. tačka (c) GDPR-a. Čuvanje godinu dana nakon odlaska, nakon čega slijedi brisanje u roku od tri mjeseca.
15. Računi i čuvanje podataka
Podatke o računima, plaćanjima i knjigovodstvu obrađujemo radi pravilnog vođenja poslovnih knjiga; čuvamo ih prema § 147 AO (Abgabenordnung) i § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) do 10 godina (član 6. stav 1. tačka (c) GDPR-a). Podaci se dostavljaju našem poreznom savjetniku.
16. Wi-Fi za goste
Za besplatni Wi-Fi za goste obrađujemo tehničke podatke o povezivanju (identifikator uređaja/MAC adresu, vrijeme, količinu podataka) radi pružanja i zaštite mreže (član 6. stav 1. tačke (b) i (f) GDPR-a); rok čuvanja 30 dana.
17. Kućni red, šteta i sigurnost
Obrada radi provođenja kućnog reda, dokumentovanja štete, rješavanja pritužbi i ostvarivanja potraživanja (član 6. stav 1. tačka (f) GDPR-a).
Ako je hotel zbog povrede kućnog reda izrekao zabranu ulaska (§ 13 Općih uslova), radi njenog provođenja i provjere budućih rezervacija — i putem portala za rezervacije — pohranjujemo ime, datum rođenja, kontaktne podatke, razlog i prema potrebi broj predmeta organa. Pravni osnov je naš legitimni interes za zaštitu gostiju, uposlenika i imovine (čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a). Podaci se pohranjuju za vrijeme trajanja zabrane, najduže tri godine, a zatim se brišu.
18. Kolačići i lokalna pohrana
Ne koristimo kolačiće za analitiku ili oglašavanje i ne uključujemo usluge praćenja. Fontove učitavamo s vlastitog servera. Chat na web-stranici lokalno u pregledniku čuva samo vašu saglasnost da/ne; sistem rezervacija koristi tehnički neophodne podatke o sesiji (§ 25 stav 2. TDDDG). Stoga nije potreban baner za saglasnost.
19. Karta i vanjski linkovi
Karta je slika s našeg servera zasnovana na podacima OpenStreetMapa; nijedna usluga karte nije ugrađena uživo. Kada kliknete vanjske linkove (portali za rezervacije, društvene mreže: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp), primjenjuju se pravila privatnosti odgovarajućih pružalaca; podaci se prenose tek pri kliku.
20. Primaoci
Hosting/IT (Hetzner), e-mail (Microsoft; kao zamjena Google), hotelski softver (Mews), channel manager (Channex), platna usluga (Stripe), AI (Amazon Web Services; telefon: Twilio, OpenAI), sistem zaključavanja, SMS (seven), portali za rezervacije, porezni savjetnik, pružaoci usluga čišćenja i drugih usluga prema potrebi, nadležna tijela kada to zakon zahtijeva, advokati/agencije za naplatu radi ostvarivanja potraživanja. Nema dostavljanja podataka u svrhe oglašavanja.
21. Prijenos u treće zemlje
Podatke u pravilu obrađujemo u EU. Prijenos u treće zemlje može nastati kod telefonskog asistenta (Twilio, OpenAI – SAD), Stripea (SAD, sprečavanje prevara), Telegrama/WhatsAppa te kod portala za rezervacije pod njihovom vlastitom odgovornošću. Osnova: odluka o primjerenosti (Okvir za zaštitu podataka EU–SAD) ili standardne ugovorne klauzule EU (član 46. GDPR-a).
22. Rok čuvanja
Podatke čuvamo samo dok je to potrebno za svrhu obrade ili dok važe zakonski rokovi čuvanja; nakon toga se brišu ili blokiraju.
23. Vaša prava
Pristup (član 15), ispravka (član 16), brisanje (član 17), ograničenje (član 18), prenosivost podataka (član 20), prigovor (član 21), povlačenje saglasnosti (član 7. stav 3) – u svako doba na info@promenaden-hotel.de.
24. Pravo na pritužbu
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. SSL/TLS šifriranje
Sve stranice prenose se u šifriranom obliku (https).
26. Bez automatizovanog donošenja odluka
Ne provodi se automatizovano donošenje odluka, uključujući profilisanje, u smislu člana 22. GDPR-a.
27. Izmjene
Ova pravila prilagođavamo promjenama tehnologije, pravnog okvira ili postupaka. Posljednje ažuriranje: oktobar 2026.