Privaatsuspoliitika

Uuendatud: oktoober 2026

1. Vastutav töötleja

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Saksamaa
Tegevuskoht / hotell: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-post info@promenaden-hotel.de
Esindab tegevjuht Volodymyr Harkavenko

2. Üldteave

Töötleme isikuandmeid ainult ulatuses, mis on vajalik veebilehe käitamiseks, päringute ja broneeringute käsitlemiseks, majutuslepingu täitmiseks, seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks või õigustatud huvide järgimiseks.

3. Õiguslikud alused

Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) artikli 6 lõike 1 punkt b (leping / lepingueelsed meetmed), punkt c (seadusest tulenev kohustus), punkt f (õigustatud huvi), punkt a (nõusolek).

4. Serveri logifailid

Veebilehe külastamisel töötleb veebiserver tehnilisi andmeid (IP-aadress, kuupäev/kellaaeg, külastatud leht, andmemaht, brauser, operatsioonisüsteem, viitav leht). Eesmärk: toimimine ja turvalisus. Õiguslik alus: GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f. Säilitamisaeg: kuni 30 päeva.

5. Majutusteenus

Veebileht, broneerimissüsteem ja hotelli tarkvara töötavad Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, serverites Saksamaa/Soome andmekeskustes (EL). Sõlmitud on andmetöötlusleping (DPA, Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Varukoopiad hoitakse krüpteeritult Hetzneris (EL).

6. Kontakt e-posti ja telefoni teel

Töötleme sinu esitatud andmeid päringule vastamiseks (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt b või f). Meie e-posti teenus on Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Iirimaa; andmetöötlus EL-is, andmetöötlusleping olemas). Automaatsed broneeringu- ja peatumiskirjad saadame Microsoft 365 kaudu; ainult tõrke korral kasutame asendusena Google Gmaili (Google Ireland Ltd., Dublin).

7. WhatsApp ja Telegram

Kui võtad ühendust WhatsAppi (WhatsApp Ireland Ltd.) või Telegrami (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, AÜE) kaudu, töödeldakse sinu sõnumeid neis teenustes; seejuures ei saa välistada andmete edastamist kolmandatesse riikidesse. Kasutamine on vabatahtlik; meiega saab alati ühendust ka telefoni või e-posti teel. Meie Telegrami bot @hotel_gera_bot vastab küsimustele tehisintellekti assistendi Mia abil (vt punkt 8).

8. Tehisintellekti assistent „Mia” (veebivestlus, Telegrami bot)

Meie veebilehe vestlus ja Telegrami bot vastavad küsimustele tehisintellekti keelemudeli (Anthropic Claude) abil, mida kasutame Amazon Web Servicesi (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg) kaudu Maini-äärse Frankfurdi andmekeskuses. Vestlusplatvormi Dify käitame ise oma EL-i serverites. Töötlemine toimub EL-is; sisu ei kasutata tehisintellekti mudelite treenimiseks. Enne veebivestluse esmakordset kasutamist küsime sinu nõusolekut (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt a). Töötleme sinu sisestusi ja seansi vestlusajalugu; veaanalüüsiks säilitame vestlusajalugu kuni 30 päeva. Saadavuse ja broneeringute kohta teabe andmiseks kasutab Mia meie broneerimissüsteemi. Kasutamine on vabatahtlik.

9. Telefoniassistent

Kõnedele numbril +49 365 43033996, mis suunatakse edasi, kui meid ei saa kätte, vastab tehisintellekti telefoniassistent. Selleks töödeldakse sinu telefoninumbrit ja kõne sisu Twilio Inc. (USA) ning OpenAI L.L.C. (USA) kaudu; hotelli meeskond saab kokkuvõtte. Andmete USA-sse edastamise alus on EL-i ja USA andmekaitseraamistik või EL-i lepingu tüüptingimused. Kõne alguses teatab assistent, et on tehisintellekt. Õiguslik alus: GDPR artikli 6 lõike 1 punktid b ja f.

10. Broneeringud ja majutusleping

Broneerimiseks ja peatumiseks töötleme muu hulgas nime, aadressi, telefoni, e-posti, saabumist/lahkumist, toakategooriat, inimeste arvu, makse- ja arveandmeid, soove, kirjavahetust ning peatumisajalugu (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt b).
Otsebroneeringuid aadressil promenaden-hotel.de/buchen töödeldakse meie enda broneerimis- ja hotellihaldussüsteemis ZS PMS, mis töötab meie EL-i serverites. Lisaks kasutame praegu hotellihaldussüsteemi Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Madalmaad; andmetöötlusleping olemas).

11. Broneerimisportaalid ja kanalihaldur

Saame broneeringuid Booking.comilt, Expedialt, Agodalt, Trip.comilt, Google’ilt ja teistelt portaalidelt, kes vastutavad ise oma andmetöötluse eest. Vahetame saadavust, hindu ja broneeringuid kanalihalduri Channex kaudu (registreeritud Ühendkuningriigis; Ühendkuningriigi kohta on Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsus).

12. Maksed

Veebimakseid töötleme Stripe’i (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Iirimaa) kaudu. Kaardiandmeid töötleb otse Stripe; saame vaid makse oleku ja kaardi viimased numbrid. Pettuste vältimiseks võib Stripe töödelda andmeid ka USA-s (EL-i lepingu tüüptingimused / andmekaitseraamistik). Õiguslik alus: GDPR artikli 6 lõike 1 punkt b.

13. Veebis sisseregistreerimine, külaliserakendus ja digitaalne toapääs

Veebis sisseregistreerimisel, mille link on broneeringukinnituses või aadressil gast.promenaden-hotel.de, kogume registreerimisandmed (punkt 14) ja anname toa numbri, uksekoodi ning arve. Uksekoodid luuakse meie elektroonilises lukusüsteemis; ukseavamised logitakse (aeg, uks, avamisviis). Logi teenib turvalisust ja koristamise planeerimist ning kustutatakse 30 päeva pärast. Uksekoode saadame e-posti ning numbri olemasolul SMS-i teel teenuse seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Saksamaa) kaudu. Õiguslik alus: GDPR artikli 6 lõike 1 punktid b ja f.

14. Registreerimisandmed (Saksamaa föderaalne registreerimisseadus – Bundesmeldegesetz)

BMG §-de 29 ja 30 järgi peame koguma registreerimisvormi andmed, sealhulgas saabumise, eeldatava lahkumise, nime, sünnikuupäeva, kodakondsuse, aadressi, väliskülaliste isikut tõendava dokumendi numbri ja kaasreisijate arvu. Õiguslik alus: GDPR artikli 6 lõike 1 punkt c. Säilitame andmeid ühe aasta pärast lahkumist ja kustutame need seejärel kolme kuu jooksul.

15. Arved ja säilitamine

Töötleme arve-, makse- ja raamatupidamisandmeid nõuetekohaseks arvestuseks; AO § 147 ja HGB § 257 järgi säilitatakse neid kuni 10 aastat (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt c). Andmed antakse meie maksunõustajale.

16. Külaliste Wi-Fi

Tasuta külaliste Wi-Fi pakkumiseks ja võrgu turvamiseks töötleme tehnilisi ühendusandmeid (seadme tunnus/MAC-aadress, aeg, andmemaht), lähtudes GDPR artikli 6 lõike 1 punktidest b ja f; säilitamisaeg on 30 päeva.

17. Sisekord, kahju ja turvalisus

Töötlemine ruumide kasutamise reeglite jõustamiseks, kahju dokumenteerimiseks, kaebuste lahendamiseks ja nõuete esitamiseks (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f).

Kui hotell on kodukorra rikkumise tõttu kehtestanud sissepääsukeelu (tingimuste § 13), säilitame keelu täitmiseks ja tulevaste broneeringute kontrollimiseks – ka broneerimisportaalide kaudu – nime, sünniaja, kontaktandmed, põhjuse ja vajaduse korral ametiasutuse toimiku numbri. Õiguslik alus on meie õigustatud huvi kaitsta külalisi, töötajaid ja vara (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f). Andmeid säilitatakse keelu kehtivuse ajal, kuid mitte kauem kui kolm aastat, ning seejärel need kustutatakse.

18. Küpsised ja kohalik salvestus

Me ei kasuta küpsiseid analüüsiks ega reklaamiks ega lisa jälgimisteenuseid. Fondid laadime oma serverist. Veebivestlus salvestab brauserisse lokaalselt ainult sinu jah/ei nõusoleku; broneerimissüsteem kasutab tehniliselt vajalikke seansiandmeid (TDDDG § 25 lõige 2). Seetõttu ei ole nõusolekubänner vajalik.

19. Kaart ja välislingid

Kaart on meie serveris olev OpenStreetMapi andmetel põhinev pilt; reaalajas kaarditeenust pole põimitud. Välislinkidel klõpsates (broneerimisportaalid, sotsiaalvõrgustikud: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) kehtivad vastavate pakkujate privaatsuspoliitikad; andmed edastatakse alles klõpsamisel.

20. Andmesaajad

Majutus/IT (Hetzner), e-post (Microsoft, asendusena Google), hotellitarkvara (Mews), kanalihaldur (Channex), makseteenus (Stripe), tehisintellekt (Amazon Web Services; telefonis Twilio, OpenAI), lukusüsteem, SMS (seven), broneerimisportaalid, maksunõustaja, koristus- ja muud teenuseosutajad vajaduse korral, asutused seadusega nõutud juhtudel ning juristid/võlgade sissenõudjad nõuete jõustamiseks. Andmeid ei avaldata reklaami eesmärgil.

21. Edastamine kolmandatesse riikidesse

Üldjuhul töötleme andmeid EL-is. Edastamine kolmandatesse riikidesse võib toimuda telefoniassistendi (Twilio, OpenAI – USA), Stripe’i (USA, pettuste vältimine), Telegrami/WhatsAppi ning broneerimisportaalide omavastutusel toimuva töötlemise korral. Alus: kaitse piisavuse otsus (EL-i ja USA andmekaitseraamistik) või EL-i lepingu tüüptingimused (GDPR artikkel 46).

22. Säilitamisaeg

Säilitame andmeid ainult nii kaua, kui eesmärk seda nõuab või seadusest tulenevad tähtajad kehtivad; seejärel andmed kustutatakse või blokeeritakse.

23. Sinu õigused

Juurdepääs (artikkel 15), parandamine (artikkel 16), kustutamine (artikkel 17), töötlemise piiramine (artikkel 18), andmete ülekandmine (artikkel 20), vastuväited (artikkel 21), nõusoleku tagasivõtmine (artikli 7 lõige 3) – igal ajal aadressil info@promenaden-hotel.de.

24. Õigus esitada kaebus

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, tel +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de

25. SSL/TLS-krüpteerimine

Kõik lehed edastatakse krüpteeritult (https).

26. Automatiseeritud otsuseid ei tehta

GDPR artikli 22 tähenduses automatiseeritud otsuseid, sealhulgas profiilianalüüsi, ei tehta.

27. Muudatused

Kohandame poliitikat tehnoloogia, õigusaktide või protsesside muutumisel. Uuendatud: oktoober 2026.