개인정보 처리방침
Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
Betriebsstätte / Hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-Mail info@promenaden-hotel.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Volodymyr Harkavenko
2. Allgemeines
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, Buchungen, die Durchführung des Beherbergungsvertrags, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.
3. Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Pflicht), lit. f (berechtigtes Interesse), lit. a (Einwilligung).
4. Server-Logfiles
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technische Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Datenmenge, Browser, Betriebssystem, Referrer). Zweck: Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: höchstens 30 Tage.
5. Hosting
Website, Buchungssystem und Hotel-Software laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland/Finnland (EU). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) besteht. Datensicherungen werden verschlüsselt bei Hetzner (EU) gespeichert.
6. Kontakt per E-Mail und Telefon
Wir verarbeiten Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Unser E-Mail-Dienst ist Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland; Datenverarbeitung in der EU, AVV vorhanden). Automatische Buchungs- und Aufenthaltsmails versenden wir über Microsoft 365; nur bei einer Störung ersatzweise über Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).
7. WhatsApp und Telegram
Wenn Sie uns über WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) oder Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE) kontaktieren, werden Ihre Nachrichten über diese Dienste verarbeitet; eine Übermittlung in Drittländer ist dabei nicht ausgeschlossen. Die Nutzung ist freiwillig; Sie erreichen uns jederzeit auch per Telefon oder E-Mail. Unser Telegram-Bot @hotel_gera_bot beantwortet Fragen mit unserer KI-Assistentin Mia (siehe Ziffer 8).
8. KI-Assistentin „Mia“ (Website-Chat, Telegram-Bot)
Der Chat auf unserer Website und unser Telegram-Bot beantworten Fragen mit Hilfe eines KI-Sprachmodells (Anthropic Claude), das wir über Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg) im Rechenzentrum Frankfurt am Main betreiben. Die Chat-Plattform (Dify) betreiben wir selbst auf unseren Servern in der EU. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU; Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Vor der ersten Nutzung des Website-Chats holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Verarbeitet werden Ihre Eingaben und der Gesprächsverlauf der Sitzung; Chatverläufe speichern wir höchstens 30 Tage zur Fehleranalyse. Für Verfügbarkeits- und Buchungsauskünfte greift Mia auf unser Buchungssystem zu. Die Nutzung ist freiwillig.
9. Telefon-Assistentin
Anrufe unter +49 365 43033996 (Weiterleitung, wenn wir nicht erreichbar sind) beantwortet eine KI-Telefonassistentin. Dafür werden Ihre Rufnummer und der Gesprächsinhalt über Twilio Inc. (USA) und OpenAI L.L.C. (USA) verarbeitet; eine Zusammenfassung erhält unser Hotelteam. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Zu Beginn des Gesprächs weist die Assistentin darauf hin, dass sie eine KI ist. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
10. Buchungen und Beherbergungsvertrag
Für Buchung und Aufenthalt verarbeiten wir u. a. Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, An-/Abreise, Zimmerkategorie, Personenzahl, Zahlungs- und Rechnungsdaten, Wünsche, Korrespondenz, Aufenthaltshistorie (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Direktbuchungen über promenaden-hotel.de/buchen werden in unserem eigenen Buchungs- und Hotelverwaltungssystem (ZS PMS, Betrieb auf unseren Servern in der EU) verarbeitet. Zusätzlich nutzen wir derzeit das Hotelverwaltungssystem Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Niederlande; AVV vorhanden).
11. Buchungsportale und Channel-Manager
Buchungen über Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google u. a. erhalten wir von diesen Portalen, die für ihre eigene Verarbeitung selbst verantwortlich sind. Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen tauschen wir über den Channel-Manager Channex (Sitz Vereinigtes Königreich; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) aus.
12. Zahlungen
Online-Zahlungen wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland). Kartendaten werden direkt von Stripe verarbeitet; wir erhalten nur Zahlungsstatus und die letzten Kartenziffern. Stripe kann Daten zur Betrugsprävention auch in den USA verarbeiten (EU-Standardvertragsklauseln / Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
13. Online-Check-in, Gäste-App und digitaler Zimmerzugang
Über den Online-Check-in (Link in der Buchungsbestätigung bzw. gast.promenaden-hotel.de) erfassen wir die Meldedaten (Ziffer 14) und stellen Ihnen Zimmernummer, Türcode und Rechnung bereit. Türcodes werden in unserem elektronischen Schließsystem erzeugt; Türöffnungen werden protokolliert (Zeitpunkt, Tür, Art der Öffnung). Das Protokoll dient Sicherheit und Reinigungsplanung und wird nach 30 Tagen gelöscht. Türcodes senden wir per E-Mail und, falls angegeben, per SMS über seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Deutschland). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
14. Meldedaten (Bundesmeldegesetz)
Wir sind nach §§ 29, 30 BMG verpflichtet, einen Meldeschein zu erheben (u. a. Ankunft, voraussichtliche Abreise, Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, bei ausländischen Gästen Ausweisnummer, Zahl der Mitreisenden). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Aufbewahrung ein Jahr nach Abreise, danach Löschung binnen drei Monaten.
15. Rechnungen und Aufbewahrung
Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten verarbeiten wir zur ordnungsgemäßen Buchführung; Aufbewahrung nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu 10 Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weitergabe an unseren Steuerberater.
16. Gäste-WLAN
Für das kostenlose Gäste-WLAN verarbeiten wir technische Verbindungsdaten (Gerätekennung/MAC-Adresse, Zeitpunkt, Datenvolumen) zur Bereitstellung und Sicherheit des Netzes (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); Speicherdauer 30 Tage.
17. Hausrecht, Schäden, Sicherheit
Verarbeitung zur Durchsetzung des Hausrechts, Dokumentation von Schäden, Bearbeitung von Beschwerden und Geltendmachung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
18. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und binden keine Tracking-Dienste ein. Schriften laden wir vom eigenen Server. Der Website-Chat speichert lokal im Browser nur Ihre Ja/Nein-Einwilligung; das Buchungssystem nutzt technisch notwendige Sitzungsdaten (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.
19. Karte und externe Links
Die Karte ist ein Bild von unserem Server auf Basis von OpenStreetMap-Daten; es wird kein Kartendienst live eingebunden. Bei Klick auf externe Links (Buchungsportale, soziale Netzwerke: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter; Daten werden erst beim Klick übertragen.
20. Empfänger
Hosting/IT (Hetzner), E-Mail (Microsoft; ersatzweise Google), Hotelsoftware (Mews), Channel-Manager (Channex), Zahlungsdienst (Stripe), KI (Amazon Web Services; Telefon: Twilio, OpenAI), Schließsystem, SMS (seven), Buchungsportale, Steuerberater, Reinigungs- und Servicedienstleister soweit erforderlich, Behörden bei gesetzlicher Pflicht, Rechtsanwälte/Inkasso zur Anspruchsdurchsetzung. Keine Weitergabe zu Werbezwecken.
21. Übermittlung in Drittländer
Grundsätzlich verarbeiten wir Daten in der EU. Eine Übermittlung in Drittländer kann erfolgen bei: Telefon-Assistentin (Twilio, OpenAI – USA), Stripe (USA, Betrugsprävention), Telegram/WhatsApp, sowie durch Buchungsportale in eigener Verantwortung. Grundlage: Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) oder EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
22. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen; danach Löschung oder Sperrung.
23. Ihre Rechte
Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) – jederzeit an info@promenaden-hotel.de.
24. Beschwerderecht
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. SSL/TLS-Verschlüsselung
Alle Seiten werden verschlüsselt (https) übertragen.
26. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO statt.
27. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Technik, Rechtslage oder Abläufe ändern. Stand: Oktober 2026.