Política de Privacidad

Última actualización: octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
Establecimiento / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Teléfono +49 170 4790000 · Correo electrónico info@promenaden-hotel.de
Representada por su administrador, Volodymyr Harkavenko

2. Aspectos generales

Tratamos datos personales únicamente en la medida en que sea necesario para el funcionamiento del sitio web, la tramitación de consultas y reservas, la ejecución del contrato de alojamiento, el cumplimiento de obligaciones legales o la satisfacción de intereses legítimos.

3. Bases jurídicas

Art. 6.1.b) RGPD (contrato/medidas precontractuales), letra c) (obligación legal), letra f) (interés legítimo), letra a) (consentimiento).

4. Archivos de registro del servidor

Al acceder al sitio web, el servidor web trata datos técnicos (dirección IP, fecha/hora, página consultada, volumen de datos, navegador, sistema operativo, referente). Finalidad: funcionamiento y seguridad. Base jurídica: art. 6.1.f) RGPD. Plazo de conservación: 30 días como máximo.

5. Alojamiento web

El sitio web, el sistema de reservas y el software hotelero funcionan en servidores de Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, en centros de datos situados en Alemania/Finlandia (UE). Existe un contrato de encargo del tratamiento (AVV). Las copias de seguridad se almacenan cifradas en Hetzner (UE).

6. Contacto por correo electrónico y teléfono

Tratamos sus datos para atender su consulta (art. 6.1.b) o f) RGPD). Nuestro servicio de correo electrónico es Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublín, Irlanda; tratamiento de datos en la UE, contrato de encargo del tratamiento suscrito). Enviamos los correos automáticos relativos a reservas y estancias a través de Microsoft 365; únicamente en caso de incidencia, de forma sustitutiva, a través de Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublín).

7. WhatsApp y Telegram

Si se pone en contacto con nosotros a través de WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) o Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubái, EAU), sus mensajes se tratan a través de dichos servicios; no puede excluirse una transferencia a terceros países. Su uso es voluntario; también puede contactarnos en cualquier momento por teléfono o correo electrónico. Nuestro bot de Telegram @hotel_gera_bot responde a preguntas con ayuda de nuestra asistente de IA Mia (véase el apartado 8).

8. Asistente de IA «Mia» (chat del sitio web, bot de Telegram)

El chat de nuestro sitio web y nuestro bot de Telegram responden a preguntas con ayuda de un modelo de lenguaje de IA (Anthropic Claude), que utilizamos a través de Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburgo) en el centro de datos de Fráncfort del Meno. La plataforma de chat (Dify) la gestionamos nosotros mismos en nuestros servidores en la UE. El tratamiento se realiza dentro de la UE; los contenidos no se utilizan para el entrenamiento de modelos de IA. Antes del primer uso del chat del sitio web recabamos su consentimiento (art. 6.1.a) RGPD). Se tratan sus entradas y el historial de la conversación de la sesión; conservamos los historiales de chat durante un máximo de 30 días para el análisis de errores. Para facilitar información sobre disponibilidad y reservas, Mia accede a nuestro sistema de reservas. Su uso es voluntario.

9. Asistente telefónica

Las llamadas al +49 365 43033996 (desvío cuando no estamos disponibles) son atendidas por una asistente telefónica de IA. Para ello, su número de teléfono y el contenido de la conversación se tratan a través de Twilio Inc. (EE. UU.) y OpenAI L.L.C. (EE. UU.); nuestro equipo del hotel recibe un resumen. La transferencia a EE. UU. se realiza sobre la base del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework) o de las cláusulas contractuales tipo de la UE. Al inicio de la conversación, la asistente indica que es una IA. Base jurídica: art. 6.1.b) y f) RGPD.

10. Reservas y contrato de alojamiento

Para la reserva y la estancia tratamos, entre otros, nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, fechas de llegada y salida, categoría de habitación, número de personas, datos de pago y facturación, preferencias, correspondencia e historial de estancias (art. 6.1.b) RGPD).
Las reservas directas a través de promenaden-hotel.de/buchen se tratan en nuestro propio sistema de reservas y gestión hotelera (ZS PMS, operado en nuestros servidores en la UE). Además, utilizamos actualmente el sistema de gestión hotelera Mews (Mews Systems B.V., Ámsterdam, Países Bajos; contrato de encargo del tratamiento suscrito).

11. Portales de reserva y gestor de canales

Las reservas realizadas a través de Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google, entre otros, las recibimos de dichos portales, que son responsables de su propio tratamiento. Intercambiamos disponibilidades, precios y reservas a través del gestor de canales Channex (con sede en el Reino Unido; para el Reino Unido existe una decisión de adecuación de la Comisión Europea).

12. Pagos

Gestionamos los pagos en línea a través de Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublín, Irlanda). Los datos de la tarjeta son tratados directamente por Stripe; nosotros solo recibimos el estado del pago y los últimos dígitos de la tarjeta. Stripe puede tratar datos también en EE. UU. con fines de prevención del fraude (cláusulas contractuales tipo de la UE / Data Privacy Framework). Base jurídica: art. 6.1.b) RGPD.

13. Check-in en línea, aplicación para huéspedes y acceso digital a la habitación

A través del check-in en línea (enlace en la confirmación de la reserva o gast.promenaden-hotel.de) recogemos los datos de registro (apartado 14) y le facilitamos el número de habitación, el código de puerta y la factura. Los códigos de puerta se generan en nuestro sistema de cierre electrónico; las aperturas de puertas se registran (momento, puerta, tipo de apertura). El registro sirve para la seguridad y la planificación de la limpieza y se elimina transcurridos 30 días. Enviamos los códigos de puerta por correo electrónico y, si lo ha indicado, por SMS a través de seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Alemania). Base jurídica: art. 6.1.b) y f) RGPD.

14. Datos de registro (Ley Federal alemana de Registro)

Conforme a los §§ 29, 30 BMG, estamos obligados a cumplimentar una hoja de registro (entre otros, llegada, salida prevista, nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección, número del documento de identidad en el caso de huéspedes extranjeros, número de acompañantes). Base jurídica: art. 6.1.c) RGPD. Conservación durante un año tras la salida y, posteriormente, eliminación en un plazo de tres meses.

15. Facturas y conservación

Tratamos los datos de facturación, pago y contabilidad para llevar una contabilidad conforme a derecho; conservación conforme al § 147 AO y al § 257 HGB durante un máximo de 10 años (art. 6.1.c) RGPD). Comunicación a nuestro asesor fiscal.

16. Wi-Fi para huéspedes

Para el Wi-Fi gratuito para huéspedes tratamos datos técnicos de conexión (identificador del dispositivo/dirección MAC, momento, volumen de datos) para la prestación y la seguridad de la red (art. 6.1.b) y f) RGPD); plazo de conservación: 30 días.

17. Derecho de admisión, daños, seguridad

Tratamiento para hacer valer el derecho de admisión, documentar daños, tramitar reclamaciones y ejercer pretensiones (art. 6.1.f) RGPD).

Si el hotel ha impuesto una prohibición de entrada por infringir las normas de la casa (§ 13 de las CGC), conservamos el nombre, la fecha de nacimiento, los datos de contacto, el motivo y, en su caso, un número de expediente oficial para hacer cumplir la prohibición y comprobar futuras reservas, también a través de portales de reserva. La base jurídica es nuestro interés legítimo en proteger a los huéspedes, al personal y los bienes (art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD). Los datos se conservan durante la vigencia de la prohibición, como máximo tres años, y después se eliminan.

18. Cookies y almacenamiento local

No utilizamos cookies con fines analíticos o publicitarios ni integramos servicios de seguimiento. Las fuentes tipográficas se cargan desde nuestro propio servidor. El chat del sitio web almacena localmente en el navegador únicamente su consentimiento sí/no; el sistema de reservas utiliza datos de sesión técnicamente necesarios (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Por lo tanto, no es necesario un banner de consentimiento.

19. Mapa y enlaces externos

El mapa es una imagen de nuestro servidor basada en datos de OpenStreetMap; no se integra ningún servicio de mapas en tiempo real. Al hacer clic en enlaces externos (portales de reserva, redes sociales: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) se aplican las disposiciones de protección de datos de los respectivos proveedores; los datos solo se transmiten al hacer clic.

20. Destinatarios

Alojamiento web/TI (Hetzner), correo electrónico (Microsoft; de forma sustitutiva, Google), software hotelero (Mews), gestor de canales (Channex), servicio de pago (Stripe), IA (Amazon Web Services; teléfono: Twilio, OpenAI), sistema de cierre, SMS (seven), portales de reserva, asesor fiscal, proveedores de servicios de limpieza y otros servicios en la medida necesaria, autoridades en caso de obligación legal, abogados/empresas de cobro para el ejercicio de pretensiones. No se realiza ninguna comunicación con fines publicitarios.

21. Transferencia a terceros países

Por regla general, tratamos los datos en la UE. Puede producirse una transferencia a terceros países en los siguientes casos: asistente telefónica (Twilio, OpenAI – EE. UU.), Stripe (EE. UU., prevención del fraude), Telegram/WhatsApp, así como por parte de los portales de reserva bajo su propia responsabilidad. Fundamento: decisión de adecuación (EU-US Data Privacy Framework) o cláusulas contractuales tipo de la UE (art. 46 RGPD).

22. Plazo de conservación

Conservamos los datos únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad o mientras existan plazos legales de conservación; a continuación, se eliminan o se bloquean.

23. Sus derechos

Acceso (art. 15), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación (art. 18), portabilidad de los datos (art. 20), oposición (art. 21), retirada del consentimiento (art. 7.3) – en cualquier momento en info@promenaden-hotel.de.

24. Derecho a presentar una reclamación

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de

25. Cifrado SSL/TLS

Todas las páginas se transmiten cifradas (https).

26. Ausencia de decisiones automatizadas

No se adoptan decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, conforme al art. 22 RGPD.

27. Modificaciones

Adaptamos la presente declaración cuando cambian la tecnología, la situación jurídica o los procesos. Última actualización: octubre de 2026.