← Terug naar de homepage

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: september 2026

Vertaling ter informatie — alleen de Duitse versie van dit document is juridisch bindend.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking op deze website en in verband met de hotelactiviteiten is:

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)
Messerschmiedestraße 6
06712 Zeitz
Duitsland

Vestigingsplaats / adres van het hotel:
Promenaden Hotel
Theaterstraße 4
07545 Gera
Duitsland
Telefoon: +49 170 4790000
E-mail: info@promenaden-hotel.de
Vertegenwoordigd door bedrijfsleider: Volodymyr Harkavenko

2. Algemene informatie over de gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om onze website aan te bieden, aanvragen te behandelen, boekingen uit te voeren, de logiesovereenkomst na te komen, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of gerechtvaardigde belangen te behartigen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een natuurlijke persoon kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, boekingsgegevens, betalingsgegevens of verblijfsgegevens.

3. Rechtsgronden voor de verwerking

Persoonsgegevens worden met name op basis van de volgende rechtsgronden verwerkt:

4. Bezoek aan onze website en serverlogbestanden

Wanneer u onze website bezoekt, verwerkt de webserver automatisch technische gegevens. Dit kunnen zijn: IP-adres, datum en tijd van het bezoek, opgevraagde pagina, hoeveelheid overgedragen gegevens, gebruikte browser, besturingssysteem, referrer-URL, hostnaam van het apparaat waarmee de website wordt bezocht.

Deze gegevens worden verwerkt om de website technisch beschikbaar te stellen, de systeembeveiliging te waarborgen en storingen op te sporen. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f) AVG. Ons gerechtvaardigd belang ligt in de veilige en stabiele werking van onze website.

5. Hosting

Deze website wordt geëxploiteerd bij een hostingprovider waarvan de servers zich in de Europese Unie bevinden. Bij het bezoeken van de website worden uitsluitend de in punt 4 genoemde technische serverloggegevens verwerkt; voor zover vereist is met de hostingprovider een verwerkersovereenkomst gesloten.

6. Contact per e-mail of telefoon

Wanneer u per e-mail of telefonisch contact met ons opneemt, verwerken wij de door u verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen. Dit kunnen zijn: naam, telefoonnummer, e-mailadres, inhoud van de aanvraag, gewenste reisperiode, boekings- of verblijfsgegevens.

De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b) AVG, voor zover de aanvraag betrekking heeft op een boeking of verblijf. In andere gevallen vindt de verwerking plaats op basis van art. 6, lid 1, onder f) AVG.

7. Contact via WhatsApp

Wanneer u via WhatsApp contact met ons opneemt, verwerken wij de door u verzonden gegevens om uw aanvraag te behandelen.

Houd er rekening mee dat WhatsApp een externe dienst is. Bij het gebruik van WhatsApp kunnen gegevens door de aanbieder van de dienst worden verwerkt. Wij hebben geen volledige controle over de gegevensverwerking door WhatsApp.

Het gebruik van WhatsApp is vrijwillig. U kunt ons altijd ook telefonisch of per e-mail bereiken. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b) AVG, voor zover de communicatie dient ter voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst. In andere gevallen vindt de verwerking plaats op basis van art. 6, lid 1, onder f) AVG.

8. AI-chat op de website

Onze website biedt een chatfunctie die vragen van gasten beantwoordt met behulp van een AI-taalmodel (GPT, aangeboden door OpenAI, L.L.C., San Francisco, VS). Vóór het eerste gebruik wordt u uitdrukkelijk om uw toestemming gevraagd (art. 6, lid 1, onder a) AVG).

Wij verwerken de berichten die u in de chat invoert, evenals het gespreksverloop van de huidige sessie, om uw vraag te beantwoorden. De inhoud wordt niet permanent opgeslagen of gelogd en niet gebruikt voor trainingsdoeleinden; de verwerking eindigt met de sessie.

Aangezien de aanbieder van het taalmodel in de VS is gevestigd, kan de verwerking buiten de Europese Unie plaatsvinden. Dit gebeurt op basis van passende waarborgen (EU-modelcontractbepalingen) die door de aanbieder worden geboden.

De AI-chat is een vrijwillige aanvullende dienst. U kunt ons altijd ook telefonisch of per e-mail bereiken (zie de contactgegevens hierboven).

9. Boekingen en logiesovereenkomst

Wanneer u een kamer boekt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor de boeking en de uitvoering van het verblijf. Dit kunnen zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, aankomst- en vertrekdatum, kamercategorie, aantal gasten, betalingsgegevens, factuurgegevens, bijzondere wensen, communicatiegegevens, boekingsnummer, verblijfshistorie.

De verwerking vindt plaats ter uitvoering van de logiesovereenkomst op basis van art. 6, lid 1, onder b) AVG.

10. Boeken via ons boekingsplatform (Mews)

Voor boekingsaanvragen en directe boekingen verwijst onze website naar ons boekingsportaal, dat wordt beheerd met software van de aanbieder Mews Systems. Wanneer u daar een boeking maakt, worden de door u ingevoerde gegevens (waaronder naam, contactgegevens, aankomst- en vertrekdatum, betalingsgegevens) via een versleutelde verbinding rechtstreeks naar Mews verzonden en van daaruit doorgestuurd naar ons hotel.

Anders dan een vrijblijvende aanvraag is een via het portaal afgeronde boeking in de regel direct bindend, overeenkomstig de daar weergegeven voorwaarden. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b) AVG.

Voor groepen, langere verblijven of individuele aanvragen kunt u ook rechtstreeks per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen.

11. Betalingsverwerking

Betalingen in het kader van een online boeking worden verwerkt via ons boekingsportaal (zie punt 10). Bij aanvragen buiten het portaal worden betalingsafspraken individueel gemaakt, doorgaans ter plaatse in het hotel of via de overeengekomen methode.

12. Meldingsgegevens op grond van de Duitse Bundesmeldegesetz

Voor zover wettelijk vereist, met name bij buitenlandse gasten, verwerken wij meldingsgegevens overeenkomstig de Duitse federale meldingswet (Bundesmeldegesetz). Dit kunnen zijn: aankomstdatum, verwachte vertrekdatum, achternaam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, adres, gegevens van het identiteitsbewijs voor zover wettelijk vereist, aantal meereizende personen voor zover wettelijk vereist.

De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder c) AVG in samenhang met de wettelijke meldingsplichten voor logiesverstrekkers.

13. Facturering, boekhouding en wettelijke bewaarplicht

Wij verwerken facturerings-, betalings- en boekhoudgegevens voor een correcte boekhouding en om te voldoen aan fiscale en handelsrechtelijke verplichtingen. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder c) AVG. De gegevens worden bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen.

14. Handhaving van de huisregels, schade en veiligheid

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is om onze huisregels te handhaven, schade te documenteren, klachten af te handelen, ongegronde vorderingen af te weren of eigen vorderingen geldend te maken. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f) AVG. Ons gerechtvaardigd belang ligt in de bescherming van onze rechten, de veiligheid van de hotelactiviteiten en het geldend maken van rechtmatige vorderingen.

15. Cookies en browseropslag

Deze website maakt geen gebruik van cookies voor bezoekersmetingen of reclame en bevat geen analyse- of trackingdiensten. Lettertypen worden geladen vanaf onze eigen server, niet via derden. De AI-chat slaat alleen een ja/nee-toestemmingsmarkering lokaal op in uw browser (geen cookie, maar local storage), zodat u niet bij elk bezoek opnieuw om toestemming wordt gevraagd.

Een toestemmingsbanner bij het bezoeken van onze website is daarom niet vereist (§ 25, lid 2, TDDDG).

16. Kaart, externe links en routeplanning

De kaart op onze pagina is een afbeelding vanaf onze eigen server, gebaseerd op OpenStreetMap-gegevens. Er is geen live kaartdienst ingebed, in het bijzonder geen Google Maps.

Daarnaast kan onze website links bevatten naar externe diensten, bijvoorbeeld naar ons boekingsportaal of sociale netwerken. Wanneer u op een externe link klikt, verlaat u onze website. Vanaf dat moment geldt de privacyverklaring van de betreffende aanbieder. Wij hebben geen invloed op de gegevensverwerking door externe aanbieders.

17. Links naar sociale media

Onze website kan links naar sociale netwerken bevatten. Wanneer u op deze links klikt, wordt u doorgestuurd naar de pagina's van de betreffende aanbieder. Daarbij kunnen gegevens aan die aanbieder worden doorgegeven. Voor de verwerking op de pagina's van de sociale netwerken is de betreffende aanbieder verantwoordelijk.

18. Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven voor zover dit noodzakelijk of wettelijk toegestaan is. Ontvangers kunnen met name zijn:

Er vindt geen doorgifte voor reclamedoeleinden plaats.

19. Doorgifte van gegevens aan derde landen

Persoonsgegevens worden in beperkte mate doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte wanneer u de AI-chat gebruikt (zie punt 8, aanbieder OpenAI, VS), gewaarborgd door EU-modelcontractbepalingen. Bij boekingen via ons boekingsportaal of via internationale boekingsportalen kan evenmin worden uitgesloten dat de betreffende aanbieder gegevens buiten de Europese Unie verwerkt; daarvoor gelden de eigen privacyverklaringen van die aanbieder. Ook bij het gebruik van externe diensten zoals WhatsApp kan verwerking buiten de Europese Unie niet worden uitgesloten.

20. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zolang dit voor de betreffende doeleinden noodzakelijk is. Voor zover wettelijke bewaarplichten bestaan, worden de gegevens voor de duur van die verplichtingen bewaard. Zodra het betreffende doel is vervallen en de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, worden de gegevens verwijderd of geblokkeerd.

21. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten: recht op inzage, recht op rectificatie, recht op wissing, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht van bezwaar tegen de verwerking, recht om gegeven toestemming in te trekken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u op elk moment contact met ons opnemen:

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)
E-mail: info@promenaden-hotel.de

22. Intrekking van toestemming

Voor zover de verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken. De rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft onverlet.

23. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

U heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor Thüringen is de bevoegde autoriteit:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt, Duitsland
Telefoon: +49 361 57-31129 00
E-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

24. SSL-/TLS-versleuteling

Om veiligheidsredenen maakt deze website gebruik van SSL-/TLS-versleuteling. U herkent een versleutelde verbinding aan het feit dat de adresbalk van de browser begint met "https" en er een hangslotpictogram wordt weergegeven.

25. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats, met inbegrip van profilering in de zin van art. 22 AVG. De AI-chat (punt 8) beantwoordt uitsluitend vragen en neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.

26. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen bij technische, juridische of organisatorische wijzigingen.