Politika e privatësisë
Përditësuar në tetor 2026
1. Kontrolluesi
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Gjermani
Ambienti i biznesit / hoteli: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Përfaqësuar nga drejtori administrues Volodymyr Harkavenko
2. Informacion i përgjithshëm
Të dhënat personale i përpunojmë vetëm në masën e nevojshme për funksionimin e faqes, trajtimin e kërkesave dhe rezervimeve, përmbushjen e kontratës së akomodimit, detyrimet ligjore ose interesat legjitime.
3. Bazat ligjore
Neni 6(1)(b) GDPR (kontrata / masat parakontraktore), (c) (detyrimi ligjor), (f) (interesi legjitim), (a) (pëlqimi).
4. Skedarët e regjistrimit të serverit
Kur hapni faqen, serveri përpunon të dhëna teknike (adresa IP, data/ora, faqja e hapur, sasia e të dhënave, shfletuesi, sistemi operativ, faqja referuese). Qëllimi: funksionimi dhe siguria. Baza ligjore: neni 6(1)(f) GDPR. Afati i ruajtjes: jo më shumë se 30 ditë.
5. Hostimi
Faqja, sistemi i rezervimit dhe programi i hotelit funksionojnë në serverët e Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, në qendra të dhënash në Gjermani/Finlandë (BE). Ekziston një marrëveshje për përpunimin e të dhënave (DPA, Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Kopjet rezervë ruhen të enkriptuara te Hetzner (BE).
6. Kontakti me e-mail dhe telefon
Informacionin që na jepni e përpunojmë për t’iu përgjigjur kërkesës suaj (neni 6(1)(b) ose (f) GDPR). Shërbimi ynë i e-mailit është Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irlandë; përpunimi në BE, marrëveshje DPA). E-mailet automatike të rezervimit dhe qëndrimit dërgohen përmes Microsoft 365; vetëm në rast defekti përdorim si zëvendësim Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).
7. WhatsApp dhe Telegram
Nëse na kontaktoni në WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) ose Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, Emiratet e Bashkuara Arabe), mesazhet përpunohen përmes këtyre shërbimeve; në këtë kuadër nuk përjashtohet transferimi në vende të treta. Përdorimi është vullnetar; mund të na kontaktoni gjithmonë edhe me telefon ose e-mail. Boti ynë në Telegram @hotel_gera_bot u përgjigjet pyetjeve me asistenten tonë Mia (shihni pikën 8).
8. Asistentja me inteligjencë artificiale “Mia” (biseda në faqe, boti në Telegram)
Biseda në faqen tonë dhe boti në Telegram u përgjigjen pyetjeve me ndihmën e një modeli gjuhësor të inteligjencës artificiale (Anthropic Claude), që e përdorim përmes Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg) në qendrën e të dhënave në Frankfurt am Main. Platformën e bisedës (Dify) e administrojmë vetë në serverët tanë në BE. Përpunimi kryhet në BE; përmbajtja nuk përdoret për trajnimin e modeleve. Para përdorimit të parë të bisedës në faqe kërkojmë pëlqimin tuaj (neni 6(1)(a) GDPR). Përpunohen mesazhet tuaja dhe historiku i sesionit; historikun e ruajmë jo më shumë se 30 ditë për analizën e gabimeve. Për informacion mbi disponueshmërinë dhe rezervimet, Mia hyn në sistemin tonë të rezervimit. Përdorimi është vullnetar.
9. Asistentja telefonike
Telefonatave në +49 365 43033996 (ridrejtim kur nuk jemi të arritshëm) u përgjigjet një asistente telefonike me inteligjencë artificiale. Për këtë, numri juaj dhe përmbajtja e telefonatës përpunohen përmes Twilio Inc. (SHBA) dhe OpenAI L.L.C. (SHBA); ekipi i hotelit merr një përmbledhje. Transferimi në SHBA bazohet në EU-US Data Privacy Framework ose klauzolat standarde kontraktore të BE-së. Në fillim të telefonatës asistentja njofton se është inteligjencë artificiale. Baza ligjore: neni 6(1)(b) dhe (f) GDPR.
10. Rezervimet dhe kontrata e akomodimit
Për rezervimin dhe qëndrimin përpunojmë, ndër të tjera, emrin, adresën, telefonin, e-mailin, mbërritjen/largimin, kategorinë e dhomës, numrin e personave, të dhënat e pagesës dhe faturës, kërkesat, korrespondencën dhe historikun e qëndrimit (neni 6(1)(b) GDPR).
Rezervimet drejtpërdrejt përmes promenaden-hotel.de/buchen trajtohen në sistemin tonë të rezervimit dhe administrimit të hotelit (ZS PMS, në serverët tanë në BE). Aktualisht përdorim gjithashtu sistemin Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Holandë; marrëveshje DPA).
11. Portalet e rezervimit dhe menaxhuesi i kanaleve
Rezervimet përmes Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google dhe portaleve të tjera i marrim nga këto portale, të cilat janë përgjegjëse vetë për përpunimin e tyre. Disponueshmërinë, çmimet dhe rezervimet i shkëmbejmë përmes menaxhuesit të kanaleve Channex (i regjistruar në Mbretërinë e Bashkuar; për të ekziston një vendim përshtatshmërie i Komisionit Evropian).
12. Pagesat
Pagesat në internet i përpunojmë përmes Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irlandë). Të dhënat e kartës i përpunon drejtpërdrejt Stripe; ne marrim vetëm statusin e pagesës dhe shifrat e fundit të kartës. Për parandalimin e mashtrimit, Stripe mund të përpunojë të dhëna edhe në SHBA (klauzolat standarde kontraktore të BE-së / Data Privacy Framework). Baza ligjore: neni 6(1)(b) GDPR.
13. Regjistrimi në internet, aplikacioni i mysafirit dhe hyrja digjitale në dhomë
Përmes regjistrimit në internet (lidhja në konfirmimin e rezervimit ose gast.promenaden-hotel.de) mbledhim të dhënat e regjistrimit (pika 14) dhe ju japim numrin e dhomës, kodin e derës dhe faturën. Kodet krijohen në sistemin elektronik të kyçjes; hapjet regjistrohen (ora, dera, mënyra e hapjes). Regjistri shërben për sigurinë dhe planifikimin e pastrimit dhe fshihet pas 30 ditësh. Kodet dërgohen me e-mail dhe, nëse është dhënë numri, me SMS përmes seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Gjermani). Baza ligjore: neni 6(1)(b) dhe (f) GDPR.
14. Të dhënat e regjistrimit (Ligji Federal i Regjistrimit – Bundesmeldegesetz)
Sipas §§ 29, 30 BMG (Bundesmeldegesetz), jemi të detyruar të mbledhim një formular regjistrimi (përfshirë mbërritjen, largimin e pritshëm, emrin, datëlindjen, shtetësinë, adresën, numrin e dokumentit për mysafirët e huaj dhe numrin e personave shoqërues). Baza ligjore: neni 6(1)(c) GDPR. Ruajtje për një vit pas largimit, pastaj fshirje brenda tre muajsh.
15. Faturat dhe ruajtja
Të dhënat e faturave, pagesave dhe kontabilitetit i përpunojmë për mbajtje të rregullt të llogarive; ruhen sipas § 147 AO (Abgabenordnung) dhe § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) deri në 10 vjet (neni 6(1)(c) GDPR). I përcillen këshilltarit tonë tatimor.
16. Wi-Fi për mysafirët
Për Wi-Fi falas për mysafirët përpunojmë të dhëna teknike lidhjeje (identifikuesi i pajisjes/adresa MAC, koha, vëllimi i të dhënave) për ofrimin dhe sigurinë e rrjetit (neni 6(1)(b) dhe (f) GDPR); afati i ruajtjes është 30 ditë.
17. Rregullorja e hotelit, dëmet, siguria
Përpunim për zbatimin e të drejtave mbi ambientin, dokumentimin e dëmeve, trajtimin e ankesave dhe ngritjen e pretendimeve (neni 6(1)(f) GDPR).
Nëse hoteli ka vendosur ndalim hyrjeje për shkak të shkeljes së rregullores së brendshme (§ 13 i Kushteve të Përgjithshme), për zbatimin e tij dhe kontrollin e rezervimeve të ardhshme — edhe nëpërmjet portaleve të rezervimit — ruajmë emrin, datën e lindjes, të dhënat e kontaktit, arsyen dhe sipas rastit numrin e dosjes së autoritetit. Baza ligjore është interesi ynë legjitim për mbrojtjen e mysafirëve, punonjësve dhe pronës (neni 6, paragrafi 1, shkronja f e GDPR). Të dhënat ruhen për kohëzgjatjen e ndalimit, maksimumi tre vjet, dhe më pas fshihen.
18. Skedarët “cookie” dhe ruajtja lokale
Nuk përdorim cookie për analizë ose reklama dhe nuk integrojmë shërbime gjurmimi. Fontet ngarkohen nga serveri ynë. Biseda në faqe ruan në shfletues vetëm pëlqimin tuaj po/jo; sistemi i rezervimit përdor të dhëna sesioni teknikisht të nevojshme (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Prandaj nuk kërkohet një banderolë pëlqimi.
19. Harta dhe lidhjet e jashtme
Harta është një imazh nga serveri ynë, bazuar në të dhënat e OpenStreetMap; nuk është integruar shërbim harte në kohë reale. Kur klikoni lidhje të jashtme (portale rezervimi, rrjete sociale: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp), zbatohen politikat e privatësisë së ofruesve përkatës; të dhënat transmetohen vetëm pas klikimit.
20. Marrësit
Hostimi/IT (Hetzner), e-maili (Microsoft; si zëvendësim Google), programi i hotelit (Mews), menaxhuesi i kanaleve (Channex), shërbimi i pagesës (Stripe), inteligjenca artificiale (Amazon Web Services; telefoni: Twilio, OpenAI), sistemi i kyçjes, SMS (seven), portalet e rezervimit, këshilltari tatimor, pastrimi dhe ofrues të tjerë kur është e nevojshme, autoritetet kur kërkohet ligjërisht, avokatët/agjencitë e mbledhjes së borxheve për zbatimin e pretendimeve. Nuk ka përcjellje për reklama.
21. Transferimi në vende të treta
Si rregull, i përpunojmë të dhënat në BE. Transferimi në vende të treta mund të ndodhë për: asistenten telefonike (Twilio, OpenAI – SHBA), Stripe (SHBA, parandalimi i mashtrimit), Telegram/WhatsApp dhe portalet e rezervimit nën përgjegjësinë e tyre. Baza: vendimi i përshtatshmërisë (EU-US Data Privacy Framework) ose klauzolat standarde kontraktore të BE-së (neni 46 GDPR).
22. Afati i ruajtjes
Të dhënat i ruajmë vetëm për aq kohë sa kërkon qëllimi ose afatet ligjore të ruajtjes; më pas fshihen ose bllokohen.
23. Të drejtat tuaja
Qasje (neni 15), korrigjim (neni 16), fshirje (neni 17), kufizim (neni 18), transferueshmëri e të dhënave (neni 20), kundërshtim (neni 21), tërheqje e pëlqimit (neni 7(3)) – në çdo kohë në info@promenaden-hotel.de.
24. E drejta për të paraqitur ankesë
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Enkriptimi SSL/TLS
Të gjitha faqet transmetohen të enkriptuara (https).
26. Pa vendimmarrje të automatizuar
Nuk kryhet vendimmarrje e automatizuar, përfshirë profilizimin, sipas nenit 22 GDPR.
27. Ndryshimet
E përshtatim këtë politikë kur ndryshon teknologjia, gjendja ligjore ose proceset. Përditësimi i fundit: tetor 2026.