Informativa sulla privacy
Ultimo aggiornamento: ottobre 2026
1. Titolare del trattamento
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
Sede operativa / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefono +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Rappresentata dall’amministratore Volodymyr Harkavenko
2. Informazioni generali
Trattiamo dati personali solo nella misura in cui ciò sia necessario per il funzionamento del sito web, per la gestione di richieste e prenotazioni, per l’esecuzione del contratto d’albergo, per l’adempimento di obblighi di legge o per il perseguimento di interessi legittimi.
3. Basi giuridiche
Art. 6, par. 1, lett. b) RGPD (contratto/misure precontrattuali), lett. c) (obbligo legale), lett. f) (interesse legittimo), lett. a) (consenso).
4. File di log del server
Quando si accede al sito web, il server web tratta dati tecnici (indirizzo IP, data/ora, pagina visitata, quantità di dati, browser, sistema operativo, referrer). Finalità: funzionamento e sicurezza. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) RGPD. Periodo di conservazione: al massimo 30 giorni.
5. Hosting
Il sito web, il sistema di prenotazione e il software alberghiero funzionano su server di Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in data center situati in Germania/Finlandia (UE). È stato stipulato un contratto per il trattamento dei dati per conto del titolare (AVV). I backup sono conservati in forma crittografata presso Hetzner (UE).
6. Contatto via e-mail e telefono
Trattiamo i Suoi dati per gestire la richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) o f) RGPD). Il nostro servizio di posta elettronica è Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublino, Irlanda; trattamento dei dati nell’UE, contratto per il trattamento dei dati stipulato). Inviamo le e-mail automatiche relative a prenotazioni e soggiorni tramite Microsoft 365; solo in caso di malfunzionamento, in via sostitutiva, tramite Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublino).
7. WhatsApp e Telegram
Se ci contatta tramite WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) o Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, EAU), i Suoi messaggi vengono trattati tramite tali servizi; non è quindi escluso un trasferimento verso paesi terzi. L’utilizzo è facoltativo; può raggiungerci in qualsiasi momento anche per telefono o e-mail. Il nostro bot Telegram @hotel_gera_bot risponde alle domande con l’aiuto della nostra assistente IA Mia (v. punto 8).
8. Assistente IA «Mia» (chat del sito web, bot Telegram)
La chat sul nostro sito web e il nostro bot Telegram rispondono alle domande con l’ausilio di un modello linguistico di IA (Anthropic Claude), che gestiamo tramite Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Lussemburgo) nel data center di Francoforte sul Meno. La piattaforma di chat (Dify) è gestita direttamente da noi sui nostri server nell’UE. Il trattamento avviene all’interno dell’UE; i contenuti non vengono utilizzati per l’addestramento di modelli di IA. Prima del primo utilizzo della chat del sito web raccogliamo il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a) RGPD). Vengono trattati i Suoi input e la cronologia della conversazione della sessione; conserviamo le cronologie delle chat per al massimo 30 giorni ai fini dell’analisi degli errori. Per le informazioni su disponibilità e prenotazioni, Mia accede al nostro sistema di prenotazione. L’utilizzo è facoltativo.
9. Assistente telefonica
Le chiamate al numero +49 365 43033996 (inoltro quando non siamo raggiungibili) ricevono risposta da un’assistente telefonica IA. A tal fine, il Suo numero di telefono e il contenuto della conversazione vengono trattati tramite Twilio Inc. (USA) e OpenAI L.L.C. (USA); il nostro team alberghiero riceve una sintesi. Il trasferimento negli USA avviene sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework ovvero delle clausole contrattuali tipo dell’UE. All’inizio della conversazione l’assistente informa di essere un’IA. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e f) RGPD.
10. Prenotazioni e contratto d’albergo
Per la prenotazione e il soggiorno trattiamo, tra l’altro, nome, indirizzo, telefono, e-mail, date di arrivo e partenza, categoria di camera, numero di persone, dati di pagamento e di fatturazione, richieste, corrispondenza, storico dei soggiorni (art. 6, par. 1, lett. b) RGPD).
Le prenotazioni dirette tramite promenaden-hotel.de/buchen vengono trattate nel nostro sistema proprietario di prenotazione e di gestione alberghiera (ZS PMS, operativo sui nostri server nell’UE). Inoltre, utilizziamo attualmente il sistema di gestione alberghiera Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Paesi Bassi; contratto per il trattamento dei dati stipulato).
11. Portali di prenotazione e channel manager
Le prenotazioni tramite Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google e altri ci pervengono da tali portali, che sono essi stessi titolari dei rispettivi trattamenti. Scambiamo disponibilità, prezzi e prenotazioni tramite il channel manager Channex (sede nel Regno Unito; per il Regno Unito esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea).
12. Pagamenti
Gestiamo i pagamenti online tramite Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublino, Irlanda). I dati della carta vengono trattati direttamente da Stripe; noi riceviamo soltanto lo stato del pagamento e le ultime cifre della carta. Stripe può trattare dati anche negli USA ai fini della prevenzione delle frodi (clausole contrattuali tipo dell’UE / Data Privacy Framework). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD.
13. Check-in online, app per gli ospiti e accesso digitale alla camera
Tramite il check-in online (link nella conferma di prenotazione ovvero gast.promenaden-hotel.de) raccogliamo i dati di registrazione (punto 14) e Le mettiamo a disposizione numero di camera, codice della porta e fattura. I codici della porta vengono generati nel nostro sistema di chiusura elettronico; le aperture delle porte vengono registrate (momento, porta, modalità di apertura). Il registro serve alla sicurezza e alla pianificazione delle pulizie e viene cancellato dopo 30 giorni. Inviamo i codici della porta via e-mail e, se indicato, via SMS tramite seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Germania). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e f) RGPD.
14. Dati di registrazione (legge federale tedesca sulla registrazione anagrafica)
Ai sensi dei §§ 29, 30 BMG siamo tenuti a compilare una scheda di registrazione (tra l’altro arrivo, partenza prevista, nome, data di nascita, cittadinanza, indirizzo, per gli ospiti stranieri numero del documento d’identità, numero degli accompagnatori). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) RGPD. Conservazione per un anno dopo la partenza, successivamente cancellazione entro tre mesi.
15. Fatture e conservazione
Trattiamo i dati di fatturazione, di pagamento e contabili ai fini della regolare tenuta della contabilità; conservazione ai sensi del § 147 AO e del § 257 HGB fino a 10 anni (art. 6, par. 1, lett. c) RGPD). Comunicazione al nostro consulente fiscale.
16. Wi-Fi per gli ospiti
Per il Wi-Fi gratuito per gli ospiti trattiamo dati tecnici di connessione (identificativo del dispositivo/indirizzo MAC, momento, volume di dati) ai fini della fornitura e della sicurezza della rete (art. 6, par. 1, lett. b) e f) RGPD); periodo di conservazione 30 giorni.
17. Diritto di disporre dei locali, danni, sicurezza
Trattamento ai fini dell’esercizio del diritto di disporre dei locali, della documentazione di danni, della gestione dei reclami e dell’esercizio di diritti (art. 6, par. 1, lett. f) RGPD).
Se l’hotel ha imposto un divieto di accesso per violazione del regolamento interno (§ 13 delle CGC), conserviamo nome, data di nascita, recapiti, motivo ed eventualmente un numero di fascicolo dell’autorità per far rispettare il divieto e verificare le prenotazioni future, anche tramite portali di prenotazione. La base giuridica è il nostro legittimo interesse alla tutela di ospiti, personale e beni (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). I dati sono conservati per la durata del divieto, al massimo tre anni, e poi cancellati.
18. Cookie e memorizzazione locale
Non utilizziamo cookie per finalità di analisi o pubblicitarie e non integriamo servizi di tracciamento. I caratteri tipografici vengono caricati dal nostro server. La chat del sito web memorizza localmente nel browser soltanto il Suo consenso sì/no; il sistema di prenotazione utilizza dati di sessione tecnicamente necessari (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Un banner per il consenso non è pertanto necessario.
19. Mappa e link esterni
La mappa è un’immagine proveniente dal nostro server basata su dati OpenStreetMap; non viene integrato alcun servizio di mappe in tempo reale. Cliccando su link esterni (portali di prenotazione, social network: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) si applicano le disposizioni in materia di protezione dei dati dei rispettivi fornitori; i dati vengono trasmessi solo al momento del clic.
20. Destinatari
Hosting/IT (Hetzner), e-mail (Microsoft; in via sostitutiva Google), software alberghiero (Mews), channel manager (Channex), servizio di pagamento (Stripe), IA (Amazon Web Services; telefono: Twilio, OpenAI), sistema di chiusura, SMS (seven), portali di prenotazione, consulente fiscale, fornitori di servizi di pulizia e di altri servizi nella misura necessaria, autorità in caso di obbligo di legge, avvocati/società di recupero crediti per l’esercizio di diritti. Nessuna comunicazione per finalità pubblicitarie.
21. Trasferimento verso paesi terzi
In linea di principio trattiamo i dati nell’UE. Un trasferimento verso paesi terzi può avvenire nei seguenti casi: assistente telefonica (Twilio, OpenAI – USA), Stripe (USA, prevenzione delle frodi), Telegram/WhatsApp, nonché da parte dei portali di prenotazione sotto la propria responsabilità. Base: decisione di adeguatezza (EU-US Data Privacy Framework) o clausole contrattuali tipo dell’UE (art. 46 RGPD).
22. Periodo di conservazione
Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alla finalità o finché sussistono obblighi legali di conservazione; successivamente i dati vengono cancellati o bloccati.
23. I Suoi diritti
Accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità dei dati (art. 20), opposizione (art. 21), revoca del consenso (art. 7, par. 3) – in qualsiasi momento scrivendo a info@promenaden-hotel.de.
24. Diritto di reclamo
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Crittografia SSL/TLS
Tutte le pagine vengono trasmesse in forma crittografata (https).
26. Nessun processo decisionale automatizzato
Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, ai sensi dell’art. 22 RGPD.
27. Modifiche
Aggiorniamo la presente informativa in caso di modifiche della tecnica, del quadro giuridico o dei processi. Ultimo aggiornamento: ottobre 2026.