Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : octobre 2026

1. Responsable du traitement

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
Établissement / hôtel : Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Téléphone +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Représentée par son gérant, Volodymyr Harkavenko

2. Généralités

Nous ne traitons des données à caractère personnel que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exploitation du site web, au traitement des demandes et des réservations, à l’exécution du contrat d’hébergement, au respect d’obligations légales ou à la poursuite d’intérêts légitimes.

3. Bases juridiques

Art. 6, par. 1, point b), RGPD (contrat/mesures précontractuelles), point c) (obligation légale), point f) (intérêt légitime), point a) (consentement).

4. Fichiers journaux du serveur

Lors de la consultation du site web, le serveur web traite des données techniques (adresse IP, date/heure, page consultée, volume de données, navigateur, système d’exploitation, référent). Finalité : exploitation et sécurité. Base juridique : art. 6, par. 1, point f), RGPD. Durée de conservation : 30 jours au maximum.

5. Hébergement

Le site web, le système de réservation et le logiciel hôtelier fonctionnent sur des serveurs de Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, dans des centres de données situés en Allemagne/Finlande (UE). Un contrat de sous-traitance (AVV) a été conclu. Les sauvegardes sont stockées sous forme chiffrée chez Hetzner (UE).

6. Contact par e-mail et par téléphone

Nous traitons vos informations afin de répondre à votre demande (art. 6, par. 1, point b) ou f), RGPD). Notre service de messagerie électronique est Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irlande ; traitement des données dans l’UE, contrat de sous-traitance conclu). Nous envoyons les e-mails automatiques relatifs aux réservations et aux séjours via Microsoft 365 ; uniquement en cas de dysfonctionnement, à titre de remplacement, via Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).

7. WhatsApp et Telegram

Si vous nous contactez via WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) ou Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubaï, EAU), vos messages sont traités par l’intermédiaire de ces services ; un transfert vers des pays tiers ne peut alors être exclu. L’utilisation est facultative ; vous pouvez également nous joindre à tout moment par téléphone ou par e-mail. Notre bot Telegram @hotel_gera_bot répond aux questions à l’aide de notre assistante IA Mia (voir point 8).

8. Assistante IA « Mia » (chat du site web, bot Telegram)

Le chat de notre site web et notre bot Telegram répondent aux questions à l’aide d’un modèle de langage d’IA (Anthropic Claude), que nous exploitons via Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg) dans le centre de données de Francfort-sur-le-Main. Nous exploitons nous-mêmes la plateforme de chat (Dify) sur nos serveurs situés dans l’UE. Le traitement a lieu au sein de l’UE ; les contenus ne sont pas utilisés pour l’entraînement de modèles d’IA. Avant la première utilisation du chat du site web, nous recueillons votre consentement (art. 6, par. 1, point a), RGPD). Sont traités vos saisies et l’historique de la conversation de la session ; nous conservons les historiques de chat pendant 30 jours au maximum à des fins d’analyse des erreurs. Pour les renseignements sur les disponibilités et les réservations, Mia accède à notre système de réservation. L’utilisation est facultative.

9. Assistante téléphonique

Les appels au +49 365 43033996 (renvoi lorsque nous ne sommes pas joignables) sont pris en charge par une assistante téléphonique IA. À cet effet, votre numéro de téléphone et le contenu de la conversation sont traités par Twilio Inc. (États-Unis) et OpenAI L.L.C. (États-Unis) ; notre équipe hôtelière en reçoit un résumé. Le transfert vers les États-Unis repose sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) ou sur les clauses contractuelles types de l’UE. Au début de la conversation, l’assistante indique qu’elle est une IA. Base juridique : art. 6, par. 1, points b) et f), RGPD.

10. Réservations et contrat d’hébergement

Pour la réservation et le séjour, nous traitons notamment les nom, adresse, téléphone, e-mail, dates d’arrivée et de départ, catégorie de chambre, nombre de personnes, données de paiement et de facturation, souhaits, correspondance, historique des séjours (art. 6, par. 1, point b), RGPD).
Les réservations directes effectuées via promenaden-hotel.de/buchen sont traitées dans notre propre système de réservation et de gestion hôtelière (ZS PMS, exploité sur nos serveurs situés dans l’UE). En outre, nous utilisons actuellement le système de gestion hôtelière Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Pays-Bas ; contrat de sous-traitance conclu).

11. Portails de réservation et gestionnaire de canaux

Les réservations effectuées via Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google, etc. nous sont transmises par ces portails, qui sont eux-mêmes responsables de leurs propres traitements. Nous échangeons les disponibilités, les tarifs et les réservations via le gestionnaire de canaux Channex (siège au Royaume-Uni ; une décision d’adéquation de la Commission européenne existe pour le Royaume-Uni).

12. Paiements

Nous traitons les paiements en ligne via Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irlande). Les données de carte sont traitées directement par Stripe ; nous ne recevons que le statut du paiement et les derniers chiffres de la carte. Stripe peut également traiter des données aux États-Unis à des fins de prévention de la fraude (clauses contractuelles types de l’UE / Data Privacy Framework). Base juridique : art. 6, par. 1, point b), RGPD.

13. Enregistrement en ligne, application client et accès numérique à la chambre

Via l’enregistrement en ligne (lien figurant dans la confirmation de réservation ou gast.promenaden-hotel.de), nous collectons les données de déclaration (point 14) et mettons à votre disposition le numéro de chambre, le code de porte et la facture. Les codes de porte sont générés dans notre système de verrouillage électronique ; les ouvertures de porte sont journalisées (moment, porte, mode d’ouverture). Ce journal sert à la sécurité et à la planification du ménage et est supprimé au bout de 30 jours. Nous envoyons les codes de porte par e-mail et, si vous l’avez indiqué, par SMS via seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Allemagne). Base juridique : art. 6, par. 1, points b) et f), RGPD.

14. Données de déclaration (loi fédérale allemande sur la déclaration de résidence)

En vertu des §§ 29, 30 BMG, nous sommes tenus de recueillir une fiche de déclaration (notamment date d’arrivée, date de départ prévue, nom, date de naissance, nationalité, adresse, numéro de la pièce d’identité pour les clients étrangers, nombre de personnes accompagnantes). Base juridique : art. 6, par. 1, point c), RGPD. Conservation pendant un an après le départ, puis suppression dans un délai de trois mois.

15. Factures et conservation

Nous traitons les données de facturation, de paiement et de comptabilité aux fins d’une tenue régulière de la comptabilité ; conservation conformément au § 147 AO et au § 257 HGB pendant une durée pouvant aller jusqu’à 10 ans (art. 6, par. 1, point c), RGPD). Transmission à notre conseiller fiscal.

16. Wi-Fi pour les clients

Pour le Wi-Fi gratuit destiné aux clients, nous traitons des données techniques de connexion (identifiant de l’appareil/adresse MAC, moment, volume de données) afin de fournir le réseau et d’en assurer la sécurité (art. 6, par. 1, points b) et f), RGPD) ; durée de conservation : 30 jours.

17. Droit de police intérieure, dommages, sécurité

Traitement aux fins de l’exercice du droit de police intérieure, de la documentation des dommages, du traitement des réclamations et de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits (art. 6, par. 1, point f), RGPD).

Si l’hôtel a prononcé une interdiction d’accès en raison d’une violation du règlement intérieur (§ 13 des CGV), nous conservons le nom, la date de naissance, les coordonnées, le motif et, le cas échéant, un numéro de dossier administratif afin de faire respecter l’interdiction et de vérifier les réservations futures, y compris via les plateformes de réservation. La base juridique est notre intérêt légitime à protéger les clients, le personnel et les biens (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Les données sont conservées pendant la durée de l’interdiction, au maximum trois ans, puis supprimées.

18. Cookies et stockage local

Nous n’utilisons pas de cookies à des fins d’analyse ou de publicité et n’intégrons aucun service de suivi. Nous chargeons les polices de caractères depuis notre propre serveur. Le chat du site web n’enregistre localement dans le navigateur que votre consentement (oui/non) ; le système de réservation utilise des données de session techniquement nécessaires (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Une bannière de consentement n’est donc pas requise.

19. Carte et liens externes

La carte est une image provenant de notre serveur, établie à partir de données OpenStreetMap ; aucun service cartographique n’est intégré en direct. Lorsque vous cliquez sur des liens externes (portails de réservation, réseaux sociaux : Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp), les dispositions relatives à la protection des données des fournisseurs concernés s’appliquent ; les données ne sont transmises qu’au moment du clic.

20. Destinataires

Hébergement/informatique (Hetzner), e-mail (Microsoft ; à titre de remplacement, Google), logiciel hôtelier (Mews), gestionnaire de canaux (Channex), prestataire de paiement (Stripe), IA (Amazon Web Services ; téléphone : Twilio, OpenAI), système de verrouillage, SMS (seven), portails de réservation, conseiller fiscal, prestataires de ménage et de services dans la mesure nécessaire, autorités en cas d’obligation légale, avocats/sociétés de recouvrement aux fins de l’exercice de droits. Aucune transmission à des fins publicitaires.

21. Transfert vers des pays tiers

En principe, nous traitons les données dans l’UE. Un transfert vers des pays tiers peut avoir lieu dans les cas suivants : assistante téléphonique (Twilio, OpenAI – États-Unis), Stripe (États-Unis, prévention de la fraude), Telegram/WhatsApp, ainsi que par les portails de réservation sous leur propre responsabilité. Fondement : décision d’adéquation (EU-US Data Privacy Framework) ou clauses contractuelles types de l’UE (art. 46 RGPD).

22. Durée de conservation

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie ou tant que des délais légaux de conservation s’appliquent ; elles sont ensuite supprimées ou leur traitement est limité.

23. Vos droits

Accès (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation (art. 18), portabilité des données (art. 20), opposition (art. 21), retrait d’un consentement (art. 7, par. 3) – à tout moment à l’adresse info@promenaden-hotel.de.

24. Droit d’introduire une réclamation

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de

25. Chiffrement SSL/TLS

Toutes les pages sont transmises sous forme chiffrée (https).

26. Absence de prise de décision automatisée

Aucune décision automatisée, y compris le profilage, au sens de l’art. 22 RGPD n’a lieu.

27. Modifications

Nous adaptons la présente déclaration lorsque la technique, la situation juridique ou les processus évoluent. Dernière mise à jour : octobre 2026.