Sera ya faragha
Ilisasishwa: Oktoba 2026
1. Mdhibiti wa data
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Ujerumani
Mahali pa biashara / hoteli: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Simu +49 170 4790000 · Barua pepe info@promenaden-hotel.de
Inawakilishwa na mkurugenzi mkuu Volodymyr Harkavenko
2. Taarifa za jumla
Tunachakata data binafsi kwa kiwango kinachohitajika tu kuendesha tovuti, kushughulikia maswali na uwekaji wa nafasi, kutekeleza mkataba wa malazi, kutimiza wajibu wa kisheria au kufuatilia maslahi halali.
3. Misingi ya kisheria
Kifungu 6(1)(b) GDPR (mkataba/hatua kabla ya mkataba), (c) (wajibu wa kisheria), (f) (maslahi halali), (a) (ridhaa).
4. Faili za kumbukumbu za seva
Tovuti inapofunguliwa, seva huchakata data za kiufundi (anwani ya IP, tarehe/saa, ukurasa uliofunguliwa, kiasi cha data, kivinjari, mfumo wa uendeshaji, ukurasa uliotangulia). Kusudi: uendeshaji na usalama. Msingi wa kisheria: Kifungu 6(1)(f) GDPR. Muda wa kuhifadhi: usiozidi siku 30.
5. Uhifadhi wa tovuti
Tovuti, mfumo wa kuweka nafasi na programu ya hoteli zinaendeshwa kwenye seva za Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, katika vituo vya data vya Ujerumani/Finland (EU). Kuna mkataba wa uchakataji wa data (DPA, Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Nakala za akiba zimehifadhiwa kwa usimbaji fiche kwa Hetzner (EU).
6. Mawasiliano kwa barua pepe na simu
Tunachakata taarifa unazotupa ili kushughulikia swali lako (Kifungu 6(1)(b) au (f) GDPR). Huduma yetu ya barua pepe ni Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Ireland; uchakataji katika EU, DPA ipo). Tunatuma barua pepe za kiotomatiki za nafasi na ukaaji kupitia Microsoft 365; tunatumia Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin) kama mbadala tu ikiwa kuna hitilafu.
7. WhatsApp na Telegram
Ukiwasiliana nasi kupitia WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) au Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, UAE), ujumbe wako huchakatwa kupitia huduma hizo; uwezekano wa kuhamisha data kwenda nchi za tatu hauwezi kuondolewa. Matumizi ni ya hiari; unaweza pia kuwasiliana nasi kwa simu au barua pepe wakati wowote. Boti yetu ya Telegram @hotel_gera_bot hujibu maswali kwa msaada wa msaidizi wetu wa AI Mia (angalia sehemu ya 8).
8. Msaidizi wa AI “Mia” (mazungumzo ya tovuti, boti ya Telegram)
Mazungumzo ya tovuti yetu na boti ya Telegram hujibu maswali kwa kutumia modeli ya lugha ya AI (Anthropic Claude), tunayoendesha kupitia Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg) katika kituo cha data cha Frankfurt am Main. Tunaendesha jukwaa la mazungumzo (Dify) wenyewe kwenye seva zetu za EU. Uchakataji unafanyika ndani ya EU; maudhui hayatumiki kufundisha modeli za AI. Kabla ya matumizi ya kwanza ya mazungumzo ya tovuti, tunapata ridhaa yako (Kifungu 6(1)(a) GDPR). Maingizo yako na historia ya kipindi cha mazungumzo huchakatwa; tunahifadhi historia kwa muda usiozidi siku 30 kwa uchambuzi wa hitilafu. Kwa taarifa za upatikanaji na nafasi, Mia hufikia mfumo wetu wa kuweka nafasi. Matumizi ni ya hiari.
9. Msaidizi wa simu
Simu za +49 365 43033996 (zinazoelekezwa pale tusipopatikana) hujibiwa na msaidizi wa simu wa AI. Kwa ajili hiyo, namba yako na maudhui ya simu huchakatwa kupitia Twilio Inc. (Marekani) na OpenAI L.L.C. (Marekani); timu ya hoteli hupokea muhtasari. Uhamishaji kwenda Marekani hufanywa kwa msingi wa EU-US Data Privacy Framework au masharti ya kawaida ya kimkataba ya EU. Mwanzoni mwa simu, msaidizi hueleza kuwa ni AI. Msingi wa kisheria: Kifungu 6(1)(b) na (f) GDPR.
10. Uwekaji wa nafasi na mkataba wa malazi
Kwa kuweka nafasi na ukaaji, tunachakata, miongoni mwa mengine, jina, anwani, simu, barua pepe, tarehe za kufika/kuondoka, aina ya chumba, idadi ya watu, data za malipo na ankara, maombi, mawasiliano na historia ya ukaaji (Kifungu 6(1)(b) GDPR).
Nafasi za moja kwa moja kupitia promenaden-hotel.de/buchen huchakatwa katika mfumo wetu wenyewe wa nafasi na usimamizi wa hoteli (ZS PMS, unaoendeshwa kwenye seva zetu za EU). Kwa sasa pia tunatumia mfumo wa usimamizi wa hoteli wa Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Uholanzi; DPA ipo).
11. Tovuti za kuweka nafasi na msimamizi wa chaneli
Tunapokea nafasi kutoka Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google na nyingine; kila huduma inawajibika kwa uchakataji wake. Tunabadilishana upatikanaji, bei na nafasi kupitia msimamizi wa chaneli Channex (aliyosajiliwa Uingereza; kuna uamuzi wa kutosha wa Tume ya EU kuhusu Uingereza).
12. Malipo
Tunachakata malipo ya mtandaoni kupitia Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Ireland). Data za kadi huchakatwa moja kwa moja na Stripe; tunapokea tu hali ya malipo na tarakimu za mwisho za kadi. Stripe inaweza pia kuchakata data Marekani kuzuia udanganyifu (masharti ya kawaida ya kimkataba ya EU / Data Privacy Framework). Msingi wa kisheria: Kifungu 6(1)(b) GDPR.
13. Kujiandikisha mtandaoni, programu ya mgeni na kuingia kidijitali chumbani
Kupitia usajili wa mtandaoni (kiungo katika uthibitisho wa nafasi au gast.promenaden-hotel.de), tunakusanya data za usajili (sehemu ya 14) na kutoa namba ya chumba, msimbo wa mlango na ankara. Misimbo ya milango hutengenezwa katika mfumo wetu wa kufuli za kielektroniki; kufunguliwa kwa milango hurekodiwa (saa, mlango, aina ya ufunguaji). Kumbukumbu hutumika kwa usalama na kupanga usafi, na hufutwa baada ya siku 30. Tunatuma misimbo kwa barua pepe na, namba ikitolewa, kwa SMS kupitia seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Ujerumani). Msingi wa kisheria: Kifungu 6(1)(b) na (f) GDPR.
14. Data za usajili (Sheria ya Shirikisho ya Usajili – Bundesmeldegesetz)
Kwa mujibu wa §§ 29, 30 BMG (Bundesmeldegesetz), tunawajibika kukusanya fomu ya usajili (ikiwemo kufika, kuondoka kunakotarajiwa, jina, tarehe ya kuzaliwa, uraia, anwani, namba ya hati ya utambulisho kwa wageni wa kigeni, na idadi ya wasafiri wanaoandamana). Msingi wa kisheria: Kifungu 6(1)(c) GDPR. Huhifadhiwa kwa mwaka mmoja baada ya kuondoka, kisha hufutwa ndani ya miezi mitatu.
15. Ankara na uhifadhi
Tunachakata data za ankara, malipo na uhasibu kwa utunzaji sahihi wa hesabu; huhifadhiwa kwa mujibu wa § 147 AO (Abgabenordnung) na § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) kwa hadi miaka 10 (Kifungu 6(1)(c) GDPR). Hushirikishwa na mshauri wetu wa kodi.
16. Wi-Fi ya wageni
Kwa Wi-Fi ya wageni isiyolipiwa, tunachakata data za kiufundi za muunganisho (kitambulisho cha kifaa/anwani ya MAC, saa, kiasi cha data) ili kutoa na kulinda mtandao (Kifungu 6(1)(b) na (f) GDPR); muda wa kuhifadhi ni siku 30.
17. Kanuni za hoteli, uharibifu, usalama
Uchakataji kwa kutekeleza haki zetu za kusimamia eneo, kurekodi uharibifu, kushughulikia malalamiko na kudai haki (Kifungu 6(1)(f) GDPR).
Iwapo hoteli imeweka marufuku ya kuingia kwa sababu ya ukiukaji wa kanuni za hoteli (§ 13 ya Masharti ya Jumla), tunahifadhi jina, tarehe ya kuzaliwa, mawasiliano, sababu na ikihitajika namba ya jalada la mamlaka ili kutekeleza marufuku na kukagua uhifadhi wa baadaye — ikiwemo kupitia tovuti za uhifadhi. Msingi wa kisheria ni maslahi yetu halali ya kulinda wageni, wafanyakazi na mali (Kifungu cha 6(1)(f) GDPR). Data huhifadhiwa kwa muda wa marufuku, kwa kiwango cha juu miaka mitatu, na kisha kufutwa.
18. Vidakuzi na hifadhi ya ndani
Hatutumii vidakuzi kwa uchambuzi au matangazo, wala hatujumuishi huduma za kufuatilia. Fonti hupakiwa kutoka seva yetu wenyewe. Mazungumzo ya tovuti huhifadhi tu ridhaa yako ya ndiyo/hapana ndani ya kivinjari; mfumo wa nafasi hutumia data za kipindi zinazohitajika kiufundi (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Kwa hiyo bango la ridhaa halihitajiki.
19. Ramani na viungo vya nje
Ramani ni picha kutoka seva yetu inayotegemea data za OpenStreetMap; hakuna huduma ya ramani iliyopachikwa moja kwa moja. Unapobofya viungo vya nje (tovuti za nafasi, mitandao ya kijamii: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp), sera za faragha za watoa huduma hao hutumika; data hutumwa tu unapobofya.
20. Wapokeaji
Uhifadhi/IT (Hetzner), barua pepe (Microsoft; Google kama mbadala), programu ya hoteli (Mews), msimamizi wa chaneli (Channex), malipo (Stripe), AI (Amazon Web Services; simu: Twilio, OpenAI), mfumo wa kufuli, SMS (seven), tovuti za nafasi, mshauri wa kodi, watoa huduma za usafi na nyingine panapohitajika, mamlaka inapohitajika kisheria, mawakili/mashirika ya ukusanyaji wa madeni kudai haki. Hakuna kushirikisha kwa madhumuni ya matangazo.
21. Uhamishaji kwenda nchi za tatu
Kwa kawaida tunachakata data ndani ya EU. Uhamishaji kwenda nchi za tatu unaweza kufanyika kwa: msaidizi wa simu (Twilio, OpenAI – Marekani), Stripe (Marekani, kuzuia udanganyifu), Telegram/WhatsApp na tovuti za nafasi chini ya wajibu wao wenyewe. Msingi: uamuzi wa kutosha (EU-US Data Privacy Framework) au masharti ya kawaida ya kimkataba ya EU (Kifungu 46 GDPR).
22. Muda wa kuhifadhi
Tunahifadhi data kwa muda unaohitajika tu kwa kusudi husika au kwa muda wa kisheria wa kuhifadhi; baadaye hufutwa au kuzuiwa.
23. Haki zako
Ufikiaji (Kifungu 15), usahihishaji (Kifungu 16), kufutwa (Kifungu 17), kuzuia uchakataji (Kifungu 18), kubeba data (Kifungu 20), kupinga (Kifungu 21), kuondoa ridhaa (Kifungu 7(3)) — wakati wowote kupitia info@promenaden-hotel.de.
24. Haki ya kuwasilisha malalamiko
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, simu +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Usimbaji fiche wa SSL/TLS
Kurasa zote hutumwa kwa usimbaji fiche (https).
26. Hakuna maamuzi ya kiotomatiki
Hakuna maamuzi ya kiotomatiki, yakiwemo upangaji wa wasifu, kwa maana ya Kifungu 22 GDPR.
27. Mabadiliko
Tunarekebisha sera hii teknolojia, hali ya kisheria au taratibu zinapobadilika. Ilisasishwa mwisho: Oktoba 2026.