Polityka prywatności

Stan na: październik 2026 r.

1. Administrator

Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Niemcy
Miejsce prowadzenia działalności / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Reprezentowana przez dyrektora zarządzającego Volodymyr Harkavenko

2. Informacje ogólne

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia strony internetowej, obsługi zapytań i rezerwacji, wykonania umowy o zakwaterowanie, wypełnienia obowiązków prawnych lub realizacji prawnie uzasadnionych interesów.

3. Podstawy prawne

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa/działania przed zawarciem umowy), lit. c (obowiązek prawny), lit. f (prawnie uzasadniony interes), lit. a (zgoda).

4. Pliki dziennika serwera

Podczas wywołania strony internetowej serwer WWW przetwarza dane techniczne (adres IP, data/godzina, wywołana strona, ilość danych, przeglądarka, system operacyjny, strona odsyłająca). Cel: działanie i bezpieczeństwo. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: maksymalnie 30 dni.

5. Hosting

Strona internetowa, system rezerwacji i oprogramowanie hotelowe działają na serwerach Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, w centrach danych w Niemczech/Finlandii (UE). Zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych (Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Kopie zapasowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej u Hetzner (UE).

6. Kontakt e-mailowy i telefoniczny

Przetwarzamy podane przez Państwa informacje w celu obsługi zapytania (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Naszą usługą poczty elektronicznej jest Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irlandia; przetwarzanie danych w UE, umowa AVV zawarta). Automatyczne wiadomości dotyczące rezerwacji i pobytu wysyłamy za pośrednictwem Microsoft 365; wyłącznie w przypadku awarii zastępczo za pośrednictwem Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).

7. WhatsApp i Telegram

Jeżeli kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) lub Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubaj, ZEA), Państwa wiadomości są przetwarzane za pośrednictwem tych usług; nie można przy tym wykluczyć przekazania danych do państw trzecich. Korzystanie jest dobrowolne; w każdej chwili mogą się Państwo skontaktować z nami również telefonicznie lub e-mailowo. Nasz bot Telegram @hotel_gera_bot odpowiada na pytania za pomocą naszej asystentki AI Mia (zob. punkt 8).

8. Asystentka AI „Mia” (czat na stronie, bot Telegram)

Czat na naszej stronie internetowej i nasz bot Telegram odpowiadają na pytania przy pomocy modelu językowego AI (Anthropic Claude), który obsługujemy za pośrednictwem Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg) w centrum danych we Frankfurcie nad Menem. Platformę czatu (Dify) obsługujemy samodzielnie na naszych serwerach w UE. Przetwarzanie odbywa się na terenie UE; treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI. Przed pierwszym skorzystaniem z czatu na stronie uzyskujemy Państwa zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przetwarzane są wprowadzone przez Państwa treści oraz przebieg rozmowy w ramach sesji; historię czatów przechowujemy maksymalnie 30 dni w celu analizy błędów. W celu udzielania informacji o dostępności i rezerwacjach Mia korzysta z naszego systemu rezerwacji. Korzystanie jest dobrowolne.

9. Asystentka telefoniczna

Na połączenia pod numerem +49 365 43033996 (przekierowanie, gdy jesteśmy nieosiągalni) odpowiada asystentka telefoniczna AI. W tym celu Państwa numer telefonu i treść rozmowy są przetwarzane za pośrednictwem Twilio Inc. (USA) i OpenAI L.L.C. (USA); podsumowanie otrzymuje nasz zespół hotelowy. Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych UE. Na początku rozmowy asystentka informuje, że jest AI. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

10. Rezerwacje i umowa o zakwaterowanie

W celu rezerwacji i pobytu przetwarzamy m.in. imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail, datę przyjazdu/wyjazdu, kategorię pokoju, liczbę osób, dane płatnicze i rozliczeniowe, życzenia, korespondencję, historię pobytów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Rezerwacje bezpośrednie za pośrednictwem promenaden-hotel.de/buchen są przetwarzane w naszym własnym systemie rezerwacji i zarządzania hotelem (ZS PMS, działającym na naszych serwerach w UE). Ponadto obecnie korzystamy z systemu zarządzania hotelem Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Holandia; umowa AVV zawarta).

11. Portale rezerwacyjne i channel manager

Rezerwacje dokonane za pośrednictwem Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google i in. otrzymujemy od tych portali, które samodzielnie odpowiadają za prowadzone przez siebie przetwarzanie. Dostępność, ceny i rezerwacje wymieniamy za pośrednictwem channel managera Channex (siedziba w Zjednoczonym Królestwie; w odniesieniu do Zjednoczonego Królestwa obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony).

12. Płatności

Płatności online realizujemy za pośrednictwem Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irlandia). Dane karty są przetwarzane bezpośrednio przez Stripe; otrzymujemy wyłącznie status płatności i ostatnie cyfry karty. Stripe może przetwarzać dane w celu zapobiegania oszustwom również w USA (standardowe klauzule umowne UE / Data Privacy Framework). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

13. Odprawa online, aplikacja dla gości i cyfrowy dostęp do pokoju

Za pośrednictwem odprawy online (link w potwierdzeniu rezerwacji lub gast.promenaden-hotel.de) zbieramy dane meldunkowe (punkt 14) i udostępniamy Państwu numer pokoju, kod do drzwi i rachunek. Kody do drzwi są generowane w naszym elektronicznym systemie zamków; otwarcia drzwi są rejestrowane (czas, drzwi, sposób otwarcia). Rejestr służy bezpieczeństwu i planowaniu sprzątania i jest usuwany po 30 dniach. Kody do drzwi wysyłamy e-mailem oraz, jeżeli podano numer, SMS-em za pośrednictwem seven communications GmbH & Co. KG (Kilonia, Niemcy). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

14. Dane meldunkowe (federalna ustawa o ewidencji ludności – Bundesmeldegesetz)

Zgodnie z §§ 29, 30 BMG (Bundesmeldegesetz) jesteśmy zobowiązani do sporządzenia karty meldunkowej (m.in. data przyjazdu, przewidywana data wyjazdu, imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, adres, w przypadku gości zagranicznych numer dokumentu tożsamości, liczba osób towarzyszących). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przechowywanie przez rok od wyjazdu, następnie usunięcie w ciągu trzech miesięcy.

15. Rachunki i przechowywanie

Dane dotyczące rachunków, płatności i księgowości przetwarzamy w celu prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych; przechowywanie zgodnie z § 147 AO (Abgabenordnung) i § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) do 10 lat (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przekazanie naszemu doradcy podatkowemu.

16. Wi-Fi dla gości

W ramach bezpłatnego Wi-Fi dla gości przetwarzamy techniczne dane połączenia (identyfikator urządzenia/adres MAC, czas, ilość przesłanych danych) w celu udostępnienia sieci i zapewnienia jej bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO); okres przechowywania 30 dni.

17. Prawo gospodarza, szkody, bezpieczeństwo

Przetwarzanie w celu egzekwowania prawa gospodarza (Hausrecht), dokumentowania szkód, rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli hotel wydał zakaz wstępu z powodu naruszenia regulaminu (§ 13 OWU), przechowujemy imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, powód oraz ewentualnie sygnaturę akt organu, aby egzekwować zakaz i sprawdzać przyszłe rezerwacje — również dokonane przez portale rezerwacyjne. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie gości, pracowników i mienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane są przechowywane przez okres obowiązywania zakazu, nie dłużej niż trzy lata, a następnie usuwane.

18. Pliki cookie i przechowywanie lokalne

Nie stosujemy plików cookie do celów analitycznych ani reklamowych i nie integrujemy usług śledzących. Czcionki ładujemy z własnego serwera. Czat na stronie zapisuje lokalnie w przeglądarce wyłącznie Państwa zgodę tak/nie; system rezerwacji korzysta z technicznie niezbędnych danych sesji (§ 25 Abs. 2 TDDDG). W związku z tym baner zgody nie jest wymagany.

19. Mapa i linki zewnętrzne

Mapa jest obrazem z naszego serwera opartym na danych OpenStreetMap; żadna usługa mapowa nie jest osadzana na żywo. Po kliknięciu linków zewnętrznych (portale rezerwacyjne, sieci społecznościowe: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) obowiązują zasady ochrony danych danego dostawcy; dane są przekazywane dopiero w momencie kliknięcia.

20. Odbiorcy

Hosting/IT (Hetzner), e-mail (Microsoft; zastępczo Google), oprogramowanie hotelowe (Mews), channel manager (Channex), usługa płatnicza (Stripe), AI (Amazon Web Services; telefon: Twilio, OpenAI), system zamków, SMS (seven), portale rezerwacyjne, doradca podatkowy, usługodawcy w zakresie sprzątania i obsługi w niezbędnym zakresie, organy władzy w przypadku obowiązku prawnego, adwokaci/firmy windykacyjne w celu dochodzenia roszczeń. Brak przekazywania danych w celach reklamowych.

21. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady przetwarzamy dane w UE. Przekazanie danych do państw trzecich może nastąpić w przypadku: asystentki telefonicznej (Twilio, OpenAI – USA), Stripe (USA, zapobieganie oszustwom), Telegram/WhatsApp oraz przez portale rezerwacyjne na ich własną odpowiedzialność. Podstawa: decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne UE (art. 46 RODO).

22. Okres przechowywania

Przechowujemy dane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu lub jak wynika to z ustawowych okresów przechowywania; następnie dane są usuwane lub blokowane.

23. Państwa prawa

Dostęp do danych (art. 15), sprostowanie (art. 16), usunięcie (art. 17), ograniczenie przetwarzania (art. 18), przenoszenie danych (art. 20), sprzeciw (art. 21), cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3) – w każdej chwili pod adresem info@promenaden-hotel.de.

24. Prawo do wniesienia skargi

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de

25. Szyfrowanie SSL/TLS

Wszystkie strony są przesyłane w postaci zaszyfrowanej (https).

26. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 RODO.

27. Zmiany

Dostosowujemy niniejszą informację w przypadku zmian technicznych, zmian stanu prawnego lub procesów. Stan na: październik 2026 r.