Polityka prywatności
Stan na: wrzesień 2026
1. Administrator danych
Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych na tej stronie internetowej oraz w związku z prowadzeniem hotelu jest:
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)Messerschmiedestraße 6
06712 Zeitz
Niemcy
Siedziba działalności / adres hotelu:
Promenaden Hotel
Theaterstraße 4
07545 Gera
Niemcy
Telefon: +49 170 4790000
E-mail: info@promenaden-hotel.de
Reprezentowany przez dyrektora zarządzającego: Volodymyr Harkavenko
2. Informacje ogólne dotyczące przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do udostępnienia naszej strony internetowej, obsługi zapytań, realizacji rezerwacji, wykonania umowy o świadczenie usług hotelarskich, wypełnienia obowiązków prawnych lub ochrony prawnie uzasadnionych interesów.
Dane osobowe to wszelkie informacje, za pomocą których można zidentyfikować osobę fizyczną, na przykład imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane rezerwacji, dane płatności lub dane dotyczące pobytu.
3. Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w szczególności na podstawie następujących przepisów prawnych:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązków prawnych;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów;
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO, o ile udzielono zgody.
4. Odwiedziny naszej strony internetowej i pliki logów serwera
Podczas wejścia na naszą stronę internetową serwer automatycznie przetwarza dane techniczne. Mogą one obejmować: adres IP, datę i godzinę dostępu, wywołaną stronę, ilość przesłanych danych, użytą przeglądarkę, system operacyjny, adres URL strony odsyłającej, nazwę hosta urządzenia uzyskującego dostęp.
Dane te są przetwarzane w celu technicznego udostępnienia strony internetowej, zapewnienia bezpieczeństwa systemu oraz wykrywania zakłóceń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes polega na bezpiecznym i stabilnym działaniu naszej strony internetowej.
5. Hosting
Ta strona internetowa jest obsługiwana przez dostawcę hostingu, którego serwery znajdują się na terenie Unii Europejskiej. Przy wejściu na stronę przetwarzane są wyłącznie techniczne dane logów serwera wymienione w punkcie 4; z dostawcą hostingu zawarto w wymaganym zakresie odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych.
6. Kontakt e-mailowy lub telefoniczny
Jeśli skontaktują się Państwo z nami e-mailem lub telefonicznie, przetwarzamy przekazane przez Państwa dane w celu obsługi zapytania. Mogą one obejmować: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść zapytania, preferowany termin pobytu, dane rezerwacji lub pobytu.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli zapytanie dotyczy rezerwacji lub pobytu. W pozostałych przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Kontakt przez WhatsApp
Jeśli skontaktują się Państwo z nami przez WhatsApp, przetwarzamy przekazane przez Państwa dane w celu obsługi zapytania.
Prosimy pamiętać, że WhatsApp jest usługą zewnętrzną. Korzystając z WhatsApp, dane mogą być przetwarzane przez dostawcę tej usługi. Nie mamy pełnego wpływu na przetwarzanie danych przez WhatsApp.
Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne. W każdej chwili mogą Państwo alternatywnie skontaktować się z nami telefonicznie lub e-mailem. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile komunikacja służy przygotowaniu lub wykonaniu umowy. W pozostałym zakresie przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. Czat AI na stronie internetowej
Na naszej stronie internetowej dostępny jest moduł czatu, który odpowiada na pytania gości przy pomocy modelu językowego AI (GPT, dostawca: OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA). Przed pierwszym użyciem są Państwo wyraźnie proszeni o wyrażenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Przetwarzane są wiadomości wpisywane przez Państwa w czacie oraz dotychczasowy przebieg rozmowy w ramach bieżącej sesji, w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa pytanie. Treści nie są trwale przechowywane ani rejestrowane i nie są wykorzystywane do celów szkoleniowych; przetwarzanie kończy się wraz z zakończeniem sesji.
Ponieważ dostawca modelu językowego ma siedzibę w USA, przetwarzanie danych może odbywać się poza Unią Europejską. Odbywa się to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (standardowych klauzul umownych UE) stosowanych przez dostawcę.
Czat AI jest dobrowolną usługą dodatkową. W każdej chwili mogą Państwo alternatywnie skontaktować się z nami telefonicznie lub e-mailem (patrz dane kontaktowe powyżej).
9. Rezerwacje i umowa o świadczenie usług hotelarskich
Podczas rezerwacji pokoju przetwarzamy dane niezbędne do dokonania rezerwacji i realizacji pobytu. Mogą one obejmować: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, datę przyjazdu i wyjazdu, kategorię pokoju, liczbę gości, dane płatności, dane rozliczeniowe, szczególne życzenia, dane komunikacyjne, numer rezerwacji, historię pobytów.
Przetwarzanie odbywa się w celu wykonania umowy o świadczenie usług hotelarskich, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
10. Rezerwacja za pośrednictwem naszej platformy rezerwacyjnej (Mews)
W przypadku zapytań o rezerwację i rezerwacji bezpośrednich nasza strona internetowa odsyła do naszego portalu rezerwacyjnego, działającego na oprogramowaniu dostawcy Mews Systems. Jeśli dokonają tam Państwo rezerwacji, wprowadzone przez Państwa dane (m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę przyjazdu i wyjazdu, dane płatności) są przesyłane bezpośrednio do Mews za pośrednictwem szyfrowanego połączenia, a stamtąd przekazywane do naszego hotelu.
W przeciwieństwie do niewiążącego zapytania, rezerwacja dokonana za pośrednictwem portalu jest z reguły wiążąca natychmiast po jej zawarciu, zgodnie z warunkami wyświetlonymi na portalu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W przypadku grup, dłuższych pobytów lub indywidualnych zapytań mogą Państwo dodatkowo skontaktować się z nami bezpośrednio e-mailem lub telefonicznie.
11. Obsługa płatności
Płatności w ramach rezerwacji online są realizowane za pośrednictwem naszego portalu rezerwacyjnego (patrz punkt 10). W przypadku zapytań poza portalem warunki płatności ustalane są indywidualnie, z reguły na miejscu w hotelu lub w uzgodniony sposób.
12. Dane meldunkowe zgodnie z niemiecką ustawą o obowiązku meldunkowym
O ile wymaga tego prawo, w szczególności w przypadku gości zagranicznych, przetwarzamy dane meldunkowe zgodnie z przepisami niemieckiej ustawy o obowiązku meldunkowym (Bundesmeldegesetz). Mogą one obejmować: datę przyjazdu, przewidywaną datę wyjazdu, nazwisko, imię, datę urodzenia, obywatelstwo, adres, dane dokumentu tożsamości, o ile wymaga tego prawo, liczbę osób towarzyszących, o ile wymaga tego prawo.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawowymi obowiązkami meldunkowymi dla obiektów noclegowych.
13. Faktury, księgowość i ustawowe okresy przechowywania
Przetwarzamy dane dotyczące faktur, płatności i księgowości w celu prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i handlowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane są przechowywane zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania.
14. Egzekwowanie prawa gospodarza obiektu, roszczeń odszkodowawczych i bezpieczeństwa
Możemy przetwarzać dane osobowe, jeśli jest to niezbędne do egzekwowania naszego prawa gospodarza obiektu, dokumentowania szkód, rozpatrywania skarg, obrony przed nieuzasadnionymi roszczeniami lub dochodzenia własnych roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes polega na ochronie naszych praw, bezpieczeństwie prowadzenia hotelu oraz egzekwowaniu uzasadnionych roszczeń.
15. Pliki cookie i pamięć lokalna przeglądarki
Ta strona internetowa nie wykorzystuje plików cookie do pomiaru zasięgu ani do celów reklamowych i nie korzysta z usług analitycznych ani śledzących. Czcionki są ładowane z naszego własnego serwera, a nie od podmiotów trzecich. Czat AI zapisuje jedynie informację tak/nie dotyczącą Państwa zgody lokalnie w przeglądarce (nie jest to plik cookie, lecz pamięć lokalna), aby nie musieli Państwo być pytani ponownie przy każdej wizycie.
Baner zgody przy wejściu na naszą stronę nie jest zatem wymagany (§ 25 ust. 2 TDDDG).
16. Mapa, linki zewnętrzne i wyznaczanie trasy
Mapa na naszej stronie jest obrazem z naszego własnego serwera, opartym na materiale kartograficznym OpenStreetMap. Żadna usługa mapowa nie jest osadzana na żywo, w szczególności nie korzystamy z Google Maps.
Ponadto nasza strona internetowa może zawierać linki do usług zewnętrznych, na przykład do naszego portalu rezerwacyjnego lub sieci społecznościowych. Klikając na link zewnętrzny, opuszczają Państwo naszą stronę internetową. Od tego momentu obowiązują zasady ochrony danych odpowiedniego dostawcy. Nie mamy wpływu na przetwarzanie danych przez dostawców zewnętrznych.
17. Linki do mediów społecznościowych
Nasza strona internetowa może zawierać linki do sieci społecznościowych. Klikając te linki, zostaną Państwo przekierowani na strony odpowiednich dostawców. Może przy tym dojść do przekazania danych do danego dostawcy. Za przetwarzanie danych na stronach sieci społecznościowych odpowiada dany dostawca.
18. Odbiorcy danych osobowych
Przekazywanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne lub prawnie dozwolone. Odbiorcami mogą być w szczególności:
- nasz własny dostawca poczty e-mail (w celu dostarczania zapytań),
- dostawca naszego portalu rezerwacyjnego Mews Systems (w celu obsługi rezerwacji),
- dostawca naszego czatu AI, OpenAI (w celu udzielania odpowiedzi na zapytania w czacie, o ile wyrażą Państwo zgodę),
- dostawcy usług IT i hostingowych,
- doradcy podatkowi,
- dostawcy usług księgowych,
- dostawcy usług sprzątania i konserwacji, w razie potrzeby,
- organy władzy, o ile wymaga tego prawo,
- prawnicy lub firmy windykacyjne, o ile jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń.
Dane nie są przekazywane w celach reklamowych.
19. Przekazywanie danych do państw trzecich
Przekazywanie danych osobowych do krajów spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego odbywa się w ograniczonym zakresie, jeśli korzystają Państwo z czatu AI (patrz punkt 8, dostawca OpenAI, USA), zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi UE. W przypadku rezerwacji za pośrednictwem naszego portalu rezerwacyjnego lub międzynarodowych portali rezerwacyjnych nie można również wykluczyć przetwarzania danych poza Unią Europejską przez danego dostawcę; decydujące znaczenie mają w tym zakresie jego własne zasady ochrony danych. Korzystając z usług zewnętrznych, takich jak WhatsApp, również nie można wykluczyć przetwarzania danych poza Unią Europejską.
20. Okres przechowywania danych
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne dla danych celów. O ile istnieją ustawowe obowiązki przechowywania, dane są przechowywane przez czas trwania tych obowiązków. Po ustaniu danego celu oraz upływie ustawowych okresów przechowywania dane są usuwane lub blokowane.
21. Państwa prawa
Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa: prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia udzielonej zgody.
Aby skorzystać ze swoich praw, mogą Państwo w każdej chwili skontaktować się z nami:
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt)E-mail: info@promenaden-hotel.de
22. Cofnięcie zgody
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mogą Państwo w każdej chwili cofnąć tę zgodę ze skutkiem na przyszłość. Zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do momentu cofnięcia zgody pozostaje nienaruszona.
23. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych. Dla Turyngii właściwy jest:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit(Pełnomocnik Kraju Związkowego Turyngii ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji)
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt, Niemcy
Telefon: +49 361 57-31129 00
E-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
24. Szyfrowanie SSL / TLS
Ze względów bezpieczeństwa ta strona internetowa korzysta z szyfrowania SSL/TLS. Zaszyfrowane połączenie można rozpoznać po tym, że pasek adresu przeglądarki zaczyna się od „https" i wyświetlana jest ikona kłódki.
25. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO, nie ma miejsca. Czat AI (punkt 8) jedynie odpowiada na pytania i nie podejmuje żadnych zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne.
26. Aktualność i zmiany niniejszej polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do dostosowania niniejszej polityki prywatności w przypadku zmian technicznych, prawnych lub organizacyjnych.