Zásady ochrany osobních údajů
Stav: říjen 2026
1. Správce
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
Provozovna / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
Zastoupená jednatelem Volodymyr Harkavenko
2. Obecné informace
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro provoz webových stránek, vyřizování dotazů a rezervací, plnění smlouvy o ubytování, plnění zákonných povinností nebo pro oprávněné zájmy.
3. Právní základy
Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (smlouva/předsmluvní opatření), písm. c) (právní povinnost), písm. f) (oprávněný zájem), písm. a) (souhlas).
4. Protokolové soubory serveru
Při návštěvě webových stránek zpracovává webový server technické údaje (IP adresa, datum/čas, navštívená stránka, objem dat, prohlížeč, operační systém, odkazující stránka). Účel: provoz a bezpečnost. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Doba uložení: nejvýše 30 dní.
5. Hosting
Webové stránky, rezervační systém a hotelový software běží na serverech společnosti Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, v datových centrech v Německu/Finsku (EU). Byla uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů (AVV). Zálohy dat jsou ukládány v šifrované podobě u společnosti Hetzner (EU).
6. Kontakt e-mailem a telefonicky
Vaše údaje zpracováváme za účelem vyřízení dotazu (čl. 6 odst. 1 písm. b), resp. f) GDPR). Naší e-mailovou službou je Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irsko; zpracování dat v EU, smlouva o zpracování osobních údajů uzavřena). Automatické e-maily týkající se rezervací a pobytů zasíláme prostřednictvím Microsoft 365; pouze v případě poruchy náhradně prostřednictvím Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).
7. WhatsApp a Telegram
Pokud nás kontaktujete prostřednictvím WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) nebo Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubaj, SAE), jsou Vaše zprávy zpracovávány prostřednictvím těchto služeb; předání do třetích zemí přitom nelze vyloučit. Použití je dobrovolné; kdykoli nás můžete kontaktovat také telefonicky nebo e-mailem. Náš Telegram bot @hotel_gera_bot odpovídá na dotazy pomocí naší AI asistentky Mia (viz bod 8).
8. AI asistentka „Mia“ (chat na webových stránkách, Telegram bot)
Chat na našich webových stránkách a náš Telegram bot odpovídají na dotazy pomocí jazykového modelu umělé inteligence (Anthropic Claude), který provozujeme prostřednictvím Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Lucemburk) v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem. Chatovou platformu (Dify) provozujeme sami na našich serverech v EU. Zpracování probíhá v rámci EU; obsah není používán k trénování modelů umělé inteligence. Před prvním použitím chatu na webových stránkách si vyžádáme Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Zpracovávány jsou Vaše vstupy a průběh konverzace v rámci relace; průběhy chatu uchováváme nejvýše 30 dní za účelem analýzy chyb. Pro informace o dostupnosti a rezervacích přistupuje Mia k našemu rezervačnímu systému. Použití je dobrovolné.
9. Telefonní asistentka
Hovory na čísle +49 365 43033996 (přesměrování, pokud nejsme k zastižení) přijímá telefonní asistentka s umělou inteligencí. Za tímto účelem jsou Vaše telefonní číslo a obsah hovoru zpracovávány prostřednictvím Twilio Inc. (USA) a OpenAI L.L.C. (USA); shrnutí obdrží náš hotelový tým. Předání do USA probíhá na základě rámce EU-US Data Privacy Framework, resp. standardních smluvních doložek EU. Na začátku hovoru asistentka upozorní, že je umělou inteligencí. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR.
10. Rezervace a smlouva o ubytování
Pro rezervaci a pobyt zpracováváme mimo jiné jméno, adresu, telefon, e-mail, datum příjezdu/odjezdu, kategorii pokoje, počet osob, platební a fakturační údaje, přání, korespondenci, historii pobytů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Přímé rezervace prostřednictvím promenaden-hotel.de/buchen jsou zpracovávány v našem vlastním rezervačním a hotelovém systému (ZS PMS, provozovaném na našich serverech v EU). Kromě toho v současné době používáme hotelový systém Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Nizozemsko; smlouva o zpracování osobních údajů uzavřena).
11. Rezervační portály a channel manager
Rezervace prostřednictvím Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google aj. obdržíme od těchto portálů, které jsou za své vlastní zpracování samy odpovědné. Dostupnost, ceny a rezervace si vyměňujeme prostřednictvím channel manageru Channex (sídlo ve Spojeném království; pro Spojené království existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně).
12. Platby
Online platby provádíme prostřednictvím Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irsko). Údaje o kartě zpracovává přímo Stripe; my obdržíme pouze stav platby a poslední číslice karty. Stripe může údaje za účelem prevence podvodů zpracovávat také v USA (standardní smluvní doložky EU / Data Privacy Framework). Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
13. Online check-in, aplikace pro hosty a digitální přístup do pokoje
Prostřednictvím online check-inu (odkaz v potvrzení rezervace, resp. gast.promenaden-hotel.de) shromažďujeme údaje pro hlášení pobytu (bod 14) a poskytujeme Vám číslo pokoje, kód ke dveřím a fakturu. Kódy ke dveřím jsou generovány v našem elektronickém uzamykacím systému; otevírání dveří je zaznamenáváno (čas, dveře, způsob otevření). Záznam slouží k zajištění bezpečnosti a k plánování úklidu a po 30 dnech je vymazán. Kódy ke dveřím zasíláme e-mailem a, pokud jste jej uvedli, prostřednictvím SMS přes seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Německo). Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR.
14. Údaje pro hlášení pobytu (německý spolkový zákon o evidenci obyvatel)
Podle §§ 29, 30 BMG jsme povinni vyplnit přihlašovací lístek (mimo jiné příjezd, předpokládaný odjezd, jméno, datum narození, státní příslušnost, adresu, u zahraničních hostů číslo průkazu totožnosti, počet spolucestujících). Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Uchování po dobu jednoho roku od odjezdu, poté výmaz do tří měsíců.
15. Faktury a archivace
Fakturační, platební a účetní údaje zpracováváme za účelem řádného vedení účetnictví; archivace podle § 147 AO a § 257 HGB po dobu až 10 let (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Předání našemu daňovému poradci.
16. Wi-Fi pro hosty
Pro bezplatnou Wi-Fi pro hosty zpracováváme technické údaje o připojení (identifikátor zařízení/MAC adresa, čas, objem dat) za účelem poskytování a zabezpečení sítě (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR); doba uložení 30 dní.
17. Domovní právo, škody, bezpečnost
Zpracování za účelem uplatnění domovního práva, dokumentace škod, vyřizování stížností a uplatňování nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Pokud hotel z důvodu porušení domovního řádu vydal zákaz vstupu (§ 13 VOP), ukládáme jméno, datum narození, kontaktní údaje, důvod a případně spisovou značku úřadu, abychom zákaz prosadili a kontrolovali budoucí rezervace — i přes rezervační portály. Právním základem je náš oprávněný zájem na ochraně hostů, zaměstnanců a majetku (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Údaje uchováváme po dobu trvání zákazu, nejdéle tři roky, a poté je vymažeme.
18. Cookies a lokální ukládání
Nepoužíváme cookies pro analytické ani reklamní účely a nezačleňujeme žádné sledovací služby. Písma načítáme z vlastního serveru. Chat na webových stránkách ukládá lokálně v prohlížeči pouze Váš souhlas ano/ne; rezervační systém využívá technicky nezbytná data relace (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Banner pro udělení souhlasu proto není nutný.
19. Mapa a externí odkazy
Mapa je obrázek z našeho serveru vytvořený na základě dat OpenStreetMap; žádná mapová služba není začleněna v živém režimu. Při kliknutí na externí odkazy (rezervační portály, sociální sítě: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) platí ustanovení o ochraně osobních údajů příslušných poskytovatelů; údaje jsou předány teprve po kliknutí.
20. Příjemci
Hosting/IT (Hetzner), e-mail (Microsoft; náhradně Google), hotelový software (Mews), channel manager (Channex), platební služba (Stripe), umělá inteligence (Amazon Web Services; telefon: Twilio, OpenAI), uzamykací systém, SMS (seven), rezervační portály, daňový poradce, poskytovatelé úklidových a dalších služeb v nezbytném rozsahu, úřady v případě zákonné povinnosti, advokáti/inkasní agentury za účelem vymáhání nároků. Žádné předávání pro reklamní účely.
21. Předávání do třetích zemí
Údaje zpravidla zpracováváme v EU. K předání do třetích zemí může dojít v těchto případech: telefonní asistentka (Twilio, OpenAI – USA), Stripe (USA, prevence podvodů), Telegram/WhatsApp, jakož i ze strany rezervačních portálů na jejich vlastní odpovědnost. Základ: rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardní smluvní doložky EU (čl. 46 GDPR).
22. Doba uložení
Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel nebo po dobu trvání zákonných lhůt pro uchování; poté následuje jejich výmaz nebo blokace.
23. Vaše práva
Přístup (čl. 15), oprava (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení zpracování (čl. 18), přenositelnost údajů (čl. 20), námitka (čl. 21), odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3) – kdykoli na adrese info@promenaden-hotel.de.
24. Právo podat stížnost
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Šifrování SSL/TLS
Všechny stránky jsou přenášeny šifrovaně (https).
26. Žádné automatizované rozhodování
Neprobíhá žádné automatizované rozhodování včetně profilování podle čl. 22 GDPR.
27. Změny
Toto prohlášení upravujeme, pokud dojde ke změně techniky, právní situace nebo postupů. Stav: říjen 2026.