Gizlilik Politikası
Son güncelleme: Ekim 2026
1. Veri Sorumlusu
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Deutschland
İşletme yeri / Otel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-posta info@promenaden-hotel.de
Şirketi temsilen Genel Müdür Volodymyr Harkavenko
2. Genel Hükümler
Kişisel verileri yalnızca web sitesinin işletilmesi, taleplerin ve rezervasyonların işlenmesi, konaklama sözleşmesinin ifası, yasal yükümlülükler veya meşru menfaatler için gerekli olduğu ölçüde işleriz.
3. Hukuki Dayanaklar
GDPR Madde 6(1)(b) (sözleşme/sözleşme öncesi tedbirler), (c) bendi (hukuki yükümlülük), (f) bendi (meşru menfaat), (a) bendi (rıza).
4. Sunucu Günlük Dosyaları
Web sitesi ziyaret edildiğinde web sunucusu teknik verileri (IP adresi, tarih/saat, ziyaret edilen sayfa, veri miktarı, tarayıcı, işletim sistemi, yönlendiren sayfa) işler. Amaç: işletim ve güvenlik. Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(f). Saklama süresi: en fazla 30 gün.
5. Barındırma
Web sitesi, rezervasyon sistemi ve otel yazılımı, Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen şirketine ait, Almanya/Finlandiya'daki (AB) veri merkezlerinde bulunan sunucularda çalışır. Bir veri işleme sözleşmesi mevcuttur. Yedeklemeler şifrelenmiş olarak Hetzner'de (AB) saklanır.
6. E-posta ve Telefon ile İletişim
Bilgilerinizi talebin işlenmesi amacıyla işleriz (GDPR Madde 6(1)(b) veya (f)). E-posta hizmetimiz Microsoft 365'tir (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, İrlanda; veri işleme AB'de, veri işleme sözleşmesi mevcuttur). Otomatik rezervasyon ve konaklama e-postalarını Microsoft 365 üzerinden göndeririz; yalnızca bir arıza durumunda yedek olarak Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin) üzerinden göndeririz.
7. WhatsApp ve Telegram
Bizimle WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) veya Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubai, BAE) üzerinden iletişime geçmeniz halinde mesajlarınız bu hizmetler aracılığıyla işlenir; bu sırada üçüncü ülkelere aktarım hariç tutulamaz. Kullanım isteğe bağlıdır; bize her zaman telefon veya e-posta yoluyla da ulaşabilirsiniz. Telegram botumuz @hotel_gera_bot, soruları yapay zekâ asistanımız Mia ile yanıtlar (bkz. Madde 8).
8. Yapay Zekâ Asistanı “Mia” (Web Sitesi Sohbeti, Telegram Botu)
Web sitemizdeki sohbet ve Telegram botumuz, soruları Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Lüksemburg) aracılığıyla Frankfurt am Main'daki veri merkezinde işlettiğimiz bir yapay zekâ dil modeli (Anthropic Claude) yardımıyla yanıtlar. Sohbet platformunu (Dify) AB'deki kendi sunucularımızda kendimiz işletiriz. İşleme AB içinde gerçekleşir; içerikler yapay zekâ modellerinin eğitimi için kullanılmaz. Web sitesi sohbetinin ilk kullanımından önce rızanızı alırız (GDPR Madde 6(1)(a)). Girdileriniz ve oturumun konuşma geçmişi işlenir; sohbet geçmişlerini hata analizi amacıyla en fazla 30 gün saklarız. Müsaitlik ve rezervasyon bilgileri için Mia rezervasyon sistemimize erişir. Kullanım isteğe bağlıdır.
9. Telefon Asistanı
+49 365 43033996 numarasına yapılan aramaları (bize ulaşılamadığında yönlendirme) bir yapay zekâ telefon asistanı yanıtlar. Bu amaçla telefon numaranız ve görüşme içeriği Twilio Inc. (ABD) ve OpenAI L.L.C. (ABD) aracılığıyla işlenir; otel ekibimize bir özet iletilir. ABD'ye aktarım, AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi (EU-US Data Privacy Framework) veya AB Standart Sözleşme Hükümleri temelinde gerçekleşir. Görüşmenin başında asistan, bir yapay zekâ olduğunu belirtir. Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(b) ve (f).
10. Rezervasyonlar ve Konaklama Sözleşmesi
Rezervasyon ve konaklama için diğerlerinin yanı sıra ad-soyad, adres, telefon, e-posta, giriş/çıkış, oda kategorisi, kişi sayısı, ödeme ve fatura verileri, istekler, yazışmalar ve konaklama geçmişini işleriz (GDPR Madde 6(1)(b)).
promenaden-hotel.de/buchen üzerinden yapılan doğrudan rezervasyonlar, kendi rezervasyon ve otel yönetim sistemimizde (ZS PMS, AB'deki sunucularımızda işletilmektedir) işlenir. Ayrıca şu anda Mews otel yönetim sistemini (Mews Systems B.V., Amsterdam, Hollanda; veri işleme sözleşmesi mevcuttur) kullanmaktayız.
11. Rezervasyon Portalları ve Kanal Yöneticisi
Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google ve diğerleri üzerinden yapılan rezervasyonları, kendi işlemelerinden kendileri sorumlu olan bu portallardan alırız. Müsaitlik, fiyat ve rezervasyon bilgilerini kanal yöneticisi Channex (merkezi Birleşik Krallık'tadır; Birleşik Krallık için AB Komisyonu'nun bir yeterlilik kararı mevcuttur) üzerinden paylaşırız.
12. Ödemeler
Çevrimiçi ödemeleri Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, İrlanda) üzerinden gerçekleştiririz. Kart verileri doğrudan Stripe tarafından işlenir; biz yalnızca ödeme durumunu ve kartın son hanelerini alırız. Stripe, dolandırıcılığın önlenmesi amacıyla verileri ABD'de de işleyebilir (AB Standart Sözleşme Hükümleri / Data Privacy Framework). Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(b).
13. Çevrimiçi Check-in, Misafir Uygulaması ve Dijital Oda Erişimi
Çevrimiçi check-in (rezervasyon onayındaki bağlantı veya gast.promenaden-hotel.de) aracılığıyla kayıt bildirim verilerini (Madde 14) toplar ve size oda numarası, kapı kodu ve faturayı sunarız. Kapı kodları elektronik kilit sistemimizde oluşturulur; kapı açılışları kayıt altına alınır (zaman, kapı, açılış türü). Bu kayıt güvenlik ve temizlik planlaması amacına hizmet eder ve 30 gün sonra silinir. Kapı kodlarını e-posta ile ve belirtilmişse seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Almanya) aracılığıyla SMS ile göndeririz. Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(b) ve (f).
14. Kayıt Bildirim Verileri (Federal Kayıt Kanunu – Bundesmeldegesetz)
§§ 29, 30 BMG uyarınca bir konaklama bildirim formu düzenlemekle yükümlüyüz (diğerlerinin yanı sıra varış, tahmini ayrılış, ad-soyad, doğum tarihi, uyruk, adres, yabancı misafirlerde kimlik belgesi numarası, birlikte seyahat edenlerin sayısı). Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(c). Saklama süresi ayrılıştan sonra bir yıldır; ardından üç ay içinde silinir.
15. Faturalar ve Saklama
Fatura, ödeme ve muhasebe verilerini usulüne uygun defter tutma amacıyla işleriz; § 147 AO ve § 257 HGB uyarınca 10 yıla kadar saklanır (GDPR Madde 6(1)(c)). Veriler mali müşavirimize iletilir.
16. Misafir Wi-Fi
Ücretsiz misafir Wi-Fi'ı için ağın sağlanması ve güvenliği amacıyla teknik bağlantı verilerini (cihaz kimliği/MAC adresi, zaman, veri hacmi) işleriz (GDPR Madde 6(1)(b) ve (f)); saklama süresi 30 gündür.
17. Ev Sahipliği Hakkı, Hasarlar, Güvenlik
Ev sahipliği hakkının uygulanması, hasarların belgelenmesi, şikâyetlerin işlenmesi ve taleplerin ileri sürülmesi amacıyla işleme (GDPR Madde 6(1)(f)).
Otel, ev kurallarının ihlali nedeniyle bir giriş yasağı getirmişse (Genel Koşullar § 13), yasağı uygulamak ve gelecekteki rezervasyonları – rezervasyon portalları üzerinden yapılanlar dahil – kontrol etmek için ad, doğum tarihi, iletişim bilgileri, gerekçe ve varsa resmi bir dosya numarasını saklarız. Hukuki dayanak, misafirleri, çalışanları ve mülkü koruma konusundaki meşru menfaatimizdir (GDPR md. 6/1 f). Veriler giriş yasağı süresince, en fazla üç yıl saklanır ve ardından silinir.
18. Çerezler ve Yerel Depolama
Analiz veya reklam amaçlı çerez kullanmayız ve herhangi bir izleme hizmeti entegre etmeyiz. Yazı tiplerini kendi sunucumuzdan yükleriz. Web sitesi sohbeti tarayıcıda yerel olarak yalnızca Evet/Hayır şeklindeki rızanızı saklar; rezervasyon sistemi teknik olarak zorunlu oturum verilerini kullanır (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Bu nedenle bir rıza bildirimi (banner) gerekli değildir.
19. Harita ve Harici Bağlantılar
Harita, OpenStreetMap verilerine dayanan ve kendi sunucumuzdan sunulan bir görseldir; canlı bir harita hizmeti entegre edilmemektedir. Harici bağlantılara (rezervasyon portalları, sosyal ağlar: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) tıklandığında ilgili sağlayıcıların gizlilik hükümleri geçerlidir; veriler ancak tıklama anında aktarılır.
20. Alıcılar
Barındırma/BT (Hetzner), e-posta (Microsoft; yedek olarak Google), otel yazılımı (Mews), kanal yöneticisi (Channex), ödeme hizmeti (Stripe), yapay zekâ (Amazon Web Services; telefon: Twilio, OpenAI), kilit sistemi, SMS (seven), rezervasyon portalları, mali müşavir, gerekli olduğu ölçüde temizlik ve hizmet sağlayıcıları, yasal yükümlülük halinde resmi makamlar, taleplerin takibi için avukatlar/tahsilat şirketleri. Reklam amaçlı aktarım yapılmaz.
21. Üçüncü Ülkelere Aktarım
Verileri kural olarak AB'de işleriz. Üçüncü ülkelere aktarım şu durumlarda gerçekleşebilir: telefon asistanı (Twilio, OpenAI – ABD), Stripe (ABD, dolandırıcılığın önlenmesi), Telegram/WhatsApp ve rezervasyon portalları tarafından kendi sorumluluklarında. Dayanak: yeterlilik kararı (EU-US Data Privacy Framework) veya AB Standart Sözleşme Hükümleri (GDPR Madde 46).
22. Saklama Süresi
Verileri yalnızca amaç için gerekli olduğu sürece veya yasal saklama süreleri mevcut olduğu sürece saklarız; ardından veriler silinir veya bloke edilir.
23. Haklarınız
Bilgi edinme (Madde 15), düzeltme (Madde 16), silme (Madde 17), işlemenin kısıtlanması (Madde 18), veri taşınabilirliği (Madde 20), itiraz (Madde 21), rızanın geri alınması (Madde 7(3)) – her zaman info@promenaden-hotel.de adresi üzerinden.
24. Şikâyet Hakkı
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. SSL/TLS Şifrelemesi
Tüm sayfalar şifrelenmiş olarak (https) iletilir.
26. Otomatik Karar Verme Yapılmaması
GDPR Madde 22 kapsamında profil oluşturma dahil hiçbir otomatik karar verme yapılmamaktadır.
27. Değişiklikler
Teknik, hukuki durum veya süreçler değiştiğinde bu beyanı güncelleriz. Son güncelleme: Ekim 2026.