Politika zasebnosti
Zadnja posodobitev: oktober 2026.
1. Upravljavec
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Nemčija
Poslovni prostor / hotel: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Telefon +49 170 4790000 · E-pošta info@promenaden-hotel.de
Zastopa direktor Volodymyr Harkavenko
2. Splošne informacije
Osebne podatke obdelujemo samo v obsegu, potrebnem za delovanje spletne strani, obravnavo povpraševanj in rezervacij, izvajanje pogodbe o nastanitvi, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ali uveljavljanje zakonitih interesov.
3. Pravne podlage
Člen 6(1)(b) GDPR (pogodba/predpogodbeni ukrepi), (c) (zakonska obveznost), (f) (zakoniti interes), (a) (privolitev).
4. Dnevniške datoteke strežnika
Ob obisku spletne strani spletni strežnik obdeluje tehnične podatke (naslov IP, datum/čas, obiskano stran, količino podatkov, brskalnik, operacijski sistem, napotitveni naslov). Namen: delovanje in varnost. Pravna podlaga: člen 6(1)(f) GDPR. Rok hrambe: največ 30 dni.
5. Gostovanje
Spletna stran, rezervacijski sistem in hotelska programska oprema delujejo na strežnikih družbe Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, v podatkovnih centrih v Nemčiji/Finski (EU). Sklenjena je pogodba o obdelavi podatkov (DPA, Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Varnostne kopije so pri Hetznerju (EU) shranjene šifrirano.
6. Kontakt po e-pošti in telefonu
Podatke, ki nam jih posredujete, obdelujemo za obravnavo vašega povpraševanja (člen 6(1)(b) ali (f) GDPR). Naša e-poštna storitev je Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irska; obdelava podatkov v EU, sklenjena pogodba DPA). Samodejna sporočila o rezervaciji in bivanju pošiljamo prek Microsoft 365; samo ob motnji kot nadomestilo uporabimo Google Gmail (Google Ireland Ltd., Dublin).
7. WhatsApp in Telegram
Če nas kontaktirate prek WhatsAppa (WhatsApp Ireland Ltd.) ali Telegrama (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Dubaj, ZAE), se vaša sporočila obdelujejo prek teh storitev; pri tem prenosa v tretje države ni mogoče izključiti. Uporaba je prostovoljna; vedno nas lahko kontaktirate tudi po telefonu ali e-pošti. Naš bot Telegram @hotel_gera_bot odgovarja na vprašanja s pomočjo pomočnice z umetno inteligenco Mia (glejte oddelek 8).
8. Pomočnica z umetno inteligenco »Mia« (spletni klepet, bot Telegram)
Klepet na naši spletni strani in bot Telegram odgovarjata na vprašanja z jezikovnim modelom umetne inteligence (Anthropic Claude), ki ga uporabljamo prek Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg) v podatkovnem centru v Frankfurtu na Majni. Platformo za klepet (Dify) upravljamo sami na svojih strežnikih v EU. Obdelava poteka v EU; vsebina se ne uporablja za učenje modelov umetne inteligence. Pred prvo uporabo spletnega klepeta pridobimo vašo privolitev (člen 6(1)(a) GDPR). Obdelujemo vaše vnose in zgodovino pogovora med sejo; zgodovino hranimo največ 30 dni za analizo napak. Za podatke o razpoložljivosti in rezervacijah Mia dostopa do našega rezervacijskega sistema. Uporaba je prostovoljna.
9. Telefonski pomočnik
Na klice na +49 365 43033996 (preusmeritev, ko nismo dosegljivi) odgovarja telefonski pomočnik z umetno inteligenco. Vaša telefonska številka in vsebina pogovora se obdelujeta prek Twilio Inc. (ZDA) in OpenAI L.L.C. (ZDA); hotelska ekipa prejme povzetek. Prenos v ZDA temelji na okviru za varstvo podatkov EU–ZDA ali standardnih pogodbenih določilih EU. Pomočnik na začetku pogovora opozori, da gre za umetno inteligenco. Pravna podlaga: člen 6(1)(b) in (f) GDPR.
10. Rezervacije in pogodba o nastanitvi
Za rezervacijo in bivanje obdelujemo med drugim ime, naslov, telefon, e-pošto, prihod/odhod, kategorijo sobe, število oseb, podatke o plačilu in računih, želje, korespondenco in zgodovino bivanja (člen 6(1)(b) GDPR).
Neposredne rezervacije prek promenaden-hotel.de/buchen obdelujemo v lastnem sistemu rezervacij in upravljanja hotela (ZS PMS, na naših strežnikih v EU). Trenutno uporabljamo tudi sistem Mews (Mews Systems B.V., Amsterdam, Nizozemska; sklenjen DPA).
11. Rezervacijski portali in upravljanje kanalov
Rezervacije prejemamo prek Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google in drugih portalov, ki so sami odgovorni za svojo obdelavo podatkov. Razpoložljivost, cene in rezervacije izmenjujemo prek sistema za upravljanje kanalov Channex (registriran v Združenem kraljestvu; zanj obstaja sklep Evropske komisije o ustreznosti).
12. Plačila
Spletna plačila obdelujemo prek Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irska). Podatke o kartici neposredno obdeluje Stripe; prejmemo samo stanje plačila in zadnje številke kartice. Stripe lahko zaradi preprečevanja prevar podatke obdeluje tudi v ZDA (standardna pogodbena določila EU / okvir za varstvo podatkov). Pravna podlaga: člen 6(1)(b) GDPR.
13. Spletna prijava, aplikacija za goste in digitalni dostop do sobe
Prek spletne prijave (povezava v potrditvi rezervacije ali gast.promenaden-hotel.de) zbiramo podatke za prijavo (oddelek 14) in vam zagotovimo številko sobe, kodo za vrata in račun. Kode se ustvarijo v našem elektronskem sistemu zaklepanja; odpiranje vrat se beleži (čas, vrata, način odpiranja). Dnevnik je namenjen varnosti in načrtovanju čiščenja ter se izbriše po 30 dneh. Kode pošiljamo po e-pošti in, če je številka navedena, po SMS prek seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Nemčija). Pravna podlaga: člen 6(1)(b) in (f) GDPR.
14. Podatki za prijavo (zvezni zakon o prijavi – Bundesmeldegesetz)
Po §§ 29 in 30 BMG (Bundesmeldegesetz) moramo pridobiti prijavni obrazec (med drugim prihod, predvideni odhod, ime, datum rojstva, državljanstvo, naslov, pri tujih gostih številko osebnega dokumenta in število spremljevalcev). Pravna podlaga: člen 6(1)(c) GDPR. Hramba eno leto po odhodu, nato izbris v treh mesecih.
15. Računi in hramba
Podatke o računih, plačilih in knjigovodstvu obdelujemo za pravilno vodenje poslovnih knjig; hramba po § 147 AO (Abgabenordnung) in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) do 10 let (člen 6(1)(c) GDPR). Podatke posredujemo našemu davčnemu svetovalcu.
16. Wi-Fi za goste
Za brezplačni Wi-Fi obdelujemo tehnične podatke povezave (identifikator naprave/naslov MAC, čas, količina podatkov), da zagotovimo in zaščitimo omrežje (člen 6(1)(b) in (f) GDPR); rok hrambe je 30 dni.
17. Hišni red, škoda in varnost
Obdelava za uveljavljanje hišnega reda, dokumentiranje škode, obravnavo pritožb in uveljavljanje zahtevkov (člen 6(1)(f) GDPR).
Če je hotel zaradi kršitve hišnega reda izrekel prepoved vstopa (§ 13 splošnih pogojev), za njeno uveljavitev in preverjanje prihodnjih rezervacij — tudi prek rezervacijskih portalov — hranimo ime, datum rojstva, kontaktne podatke, razlog in po potrebi opravilno številko organa. Pravna podlaga je naš zakoniti interes za zaščito gostov, zaposlenih in premoženja (člen 6(1)(f) GDPR). Podatki se hranijo za čas trajanja prepovedi, največ tri leta, nato se izbrišejo.
18. Piškotki in lokalno shranjevanje
Ne uporabljamo piškotkov za analitiko ali oglaševanje in ne vključujemo storitev sledenja. Pisave nalagamo z lastnega strežnika. Spletni klepet v brskalniku lokalno shrani samo vašo privolitev da/ne; rezervacijski sistem uporablja tehnično nujne podatke seje (§ 25, odstavek 2 TDDDG). Pasica za soglasje zato ni potrebna.
19. Zemljevid in zunanje povezave
Zemljevid je slika z našega strežnika na podlagi podatkov OpenStreetMap; nobena storitev zemljevida ni vdelana v živo. Ob kliku zunanjih povezav (rezervacijski portali, družbena omrežja: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) veljajo pravila zasebnosti ustreznih ponudnikov; podatki se prenesejo šele ob kliku.
20. Prejemniki
Gostovanje/IT (Hetzner), e-pošta (Microsoft; nadomestno Google), hotelska programska oprema (Mews), upravljanje kanalov (Channex), plačilna storitev (Stripe), umetna inteligenca (Amazon Web Services; telefon: Twilio, OpenAI), sistem zaklepanja, SMS (seven), rezervacijski portali, davčni svetovalec, čistilni in drugi izvajalci po potrebi, organi, kadar to zahteva zakon, odvetniki/izterjevalci za uveljavljanje zahtevkov. Posredovanja za oglaševanje ni.
21. Prenos v tretje države
Podatke praviloma obdelujemo v EU. Prenos v tretje države je mogoč pri telefonskem pomočniku (Twilio, OpenAI – ZDA), Stripe (ZDA, preprečevanje prevar), Telegramu/WhatsAppu in rezervacijskih portalih pod njihovo odgovornostjo. Podlaga: sklep o ustreznosti (okvir za varstvo podatkov EU–ZDA) ali standardna pogodbena določila EU (člen 46 GDPR).
22. Rok hrambe
Podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen obdelave ali zahtevano z zakonskimi roki hrambe; nato jih izbrišemo ali blokiramo.
23. Vaše pravice
Dostop (člen 15), popravek (člen 16), izbris (člen 17), omejitev (člen 18), prenosljivost podatkov (člen 20), ugovor (člen 21), preklic privolitve (člen 7(3)) – kadarkoli na info@promenaden-hotel.de.
24. Pravica do pritožbe
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Šifriranje SSL/TLS
Vse strani se prenašajo v šifrirani obliki (https).
26. Brez avtomatiziranega odločanja
Avtomatiziranega odločanja, vključno z oblikovanjem profilov v smislu člena 22 GDPR, ni.
27. Spremembe
Politiko prilagodimo spremembam tehnologije, zakonodaje ali postopkov. Zadnja posodobitev: oktober 2026.