Політика конфіденційності
Редакція: жовтень 2026 р.
1. Відповідальна особа
Promenaden Service UG (haftungsbeschränkt), Messerschmiedestraße 6, 06712 Zeitz, Німеччина
Місце провадження діяльності / готель: Promenaden Hotel am Theater, Theaterstraße 2–4, 07545 Gera
Телефон +49 170 4790000 · E-mail info@promenaden-hotel.de
В особі керуючого директора Volodymyr Harkavenko
2. Загальні положення
Ми обробляємо персональні дані лише в тій мірі, в якій це необхідно для роботи вебсайту, опрацювання запитів і бронювань, виконання договору про розміщення, виконання обов'язків, передбачених законом, або реалізації законних інтересів.
3. Правові підстави
Ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR (договір/переддоговірні заходи), літ. c (юридичний обов'язок), літ. f (законний інтерес), літ. a (згода).
4. Журнали сервера (лог-файли)
Під час відкриття вебсайту вебсервер обробляє технічні дані (IP-адреса, дата/час, відкрита сторінка, обсяг даних, браузер, операційна система, реферер). Мета: забезпечення роботи та безпеки. Правова підстава: ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR. Строк зберігання: не більше 30 днів.
5. Хостинг
Вебсайт, система бронювання та програмне забезпечення готелю працюють на серверах Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, у центрах обробки даних у Німеччині/Фінляндії (ЄС). Укладено договір про обробку даних за дорученням (Auftragsverarbeitungsvertrag – AVV). Резервні копії зберігаються в зашифрованому вигляді у Hetzner (ЄС).
6. Зв'язок електронною поштою та телефоном
Ми обробляємо надані Вами відомості для опрацювання Вашого запиту (ст. 6 ч. 1 літ. b або f GDPR). Наш поштовий сервіс — Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Дублін, Ірландія; обробка даних у ЄС, договір AVV укладено). Автоматичні листи щодо бронювання та проживання ми надсилаємо через Microsoft 365; лише в разі збою — як заміну через Google Gmail (Google Ireland Ltd., Дублін).
7. WhatsApp і Telegram
Якщо Ви зв'язуєтеся з нами через WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd.) або Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC, Дубай, ОАЕ), Ваші повідомлення обробляються через ці сервіси; при цьому передача даних до третіх країн не виключена. Використання є добровільним; Ви будь-коли можете зв'язатися з нами також телефоном або електронною поштою. Наш Telegram-бот @hotel_gera_bot відповідає на запитання за допомогою нашої ШІ-асистентки Mia (див. пункт 8).
8. ШІ-асистентка «Mia» (чат на сайті, Telegram-бот)
Чат на нашому вебсайті та наш Telegram-бот відповідають на запитання за допомогою мовної моделі ШІ (Anthropic Claude), яку ми використовуємо через Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Люксембург) у центрі обробки даних у Франкфурті-на-Майні. Чат-платформу (Dify) ми експлуатуємо самостійно на наших серверах у ЄС. Обробка здійснюється в межах ЄС; вміст не використовується для навчання моделей ШІ. Перед першим використанням чату на сайті ми отримуємо Вашу згоду (ст. 6 ч. 1 літ. a GDPR). Обробляються введені Вами дані та історія розмови в межах сеансу; історію чатів ми зберігаємо не більше 30 днів для аналізу помилок. Для надання відомостей про наявність номерів і бронювання Mia звертається до нашої системи бронювання. Використання є добровільним.
9. Телефонна асистентка
На дзвінки за номером +49 365 43033996 (переадресація, якщо ми недоступні) відповідає телефонна ШІ-асистентка. Для цього Ваш номер телефону та зміст розмови обробляються через Twilio Inc. (США) і OpenAI L.L.C. (США); стисле резюме отримує команда нашого готелю. Передача даних до США здійснюється на підставі EU-US Data Privacy Framework або стандартних договірних положень ЄС. На початку розмови асистентка повідомляє, що вона є ШІ. Правова підстава: ст. 6 ч. 1 літ. b і f GDPR.
10. Бронювання та договір про розміщення
Для бронювання та проживання ми обробляємо, зокрема, ім'я, адресу, телефон, e-mail, дати заїзду/виїзду, категорію номера, кількість осіб, платіжні дані та дані для рахунків, побажання, листування, історію проживання (ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR).
Прямі бронювання через promenaden-hotel.de/buchen обробляються в нашій власній системі бронювання та управління готелем (ZS PMS, що працює на наших серверах у ЄС). Крім того, наразі ми використовуємо систему управління готелем Mews (Mews Systems B.V., Амстердам, Нідерланди; договір AVV укладено).
11. Портали бронювання та менеджер каналів
Бронювання через Booking.com, Expedia, Agoda, Trip.com, Google та ін. ми отримуємо від цих порталів, які самостійно відповідають за здійснювану ними обробку. Обмін даними про наявність номерів, ціни та бронювання здійснюється через менеджер каналів Channex (місцезнаходження — Сполучене Королівство; щодо Сполученого Королівства діє рішення Європейської комісії про адекватність рівня захисту).
12. Платежі
Онлайн-платежі ми здійснюємо через Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Дублін, Ірландія). Дані картки обробляються безпосередньо Stripe; ми отримуємо лише статус платежу та останні цифри картки. Stripe може обробляти дані з метою запобігання шахрайству також у США (стандартні договірні положення ЄС / Data Privacy Framework). Правова підстава: ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR.
13. Онлайн-реєстрація, гостьовий застосунок і цифровий доступ до номера
Через онлайн-реєстрацію (посилання в підтвердженні бронювання або gast.promenaden-hotel.de) ми збираємо реєстраційні дані (пункт 14) і надаємо Вам номер кімнати, код дверей і рахунок. Коди дверей генеруються в нашій електронній системі замків; відчинення дверей протоколюються (час, двері, спосіб відчинення). Протокол слугує цілям безпеки та планування прибирання і видаляється через 30 днів. Коди дверей ми надсилаємо електронною поштою та, якщо вказано номер, через SMS за допомогою seven communications GmbH & Co. KG (Кіль, Німеччина). Правова підстава: ст. 6 ч. 1 літ. b і f GDPR.
14. Реєстраційні дані (Федеральний закон про реєстрацію – Bundesmeldegesetz)
Відповідно до §§ 29, 30 BMG (Bundesmeldegesetz) ми зобов'язані оформити реєстраційний листок (зокрема дата прибуття, передбачувана дата від'їзду, ім'я, дата народження, громадянство, адреса, для іноземних гостей — номер документа, що посвідчує особу, кількість осіб, які подорожують разом). Правова підстава: ст. 6 ч. 1 літ. c GDPR. Зберігання протягом одного року після від'їзду, після чого видалення протягом трьох місяців.
15. Рахунки та зберігання
Дані рахунків, платежів і бухгалтерського обліку ми обробляємо для належного ведення бухгалтерського обліку; зберігання відповідно до § 147 AO (Abgabenordnung) і § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) до 10 років (ст. 6 ч. 1 літ. c GDPR). Передача нашому податковому консультанту.
16. Гостьовий Wi-Fi
Для безкоштовного гостьового Wi-Fi ми обробляємо технічні дані підключення (ідентифікатор пристрою/MAC-адреса, час, обсяг даних) для надання та забезпечення безпеки мережі (ст. 6 ч. 1 літ. b і f GDPR); строк зберігання — 30 днів.
17. Право розпоряджатися приміщеннями, шкода, безпека
Обробка з метою реалізації права розпоряджатися приміщеннями (Hausrecht), документування шкоди, розгляду скарг і пред'явлення вимог (ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR).
Якщо готель запровадив заборону відвідування через порушення правил проживання (§ 13 Загальних умов), ми зберігаємо ім’я, дату народження, контактні дані, причину та, за наявності, номер справи державного органу, щоб забезпечити дотримання заборони та перевіряти майбутні бронювання, зокрема через портали бронювання. Правова підстава — наш законний інтерес у захисті гостей, працівників і майна (ст. 6(1)(f) GDPR). Дані зберігаються протягом строку дії заборони, не більше трьох років, а потім видаляються.
18. Файли cookie та локальне зберігання
Ми не використовуємо файли cookie з аналітичною або рекламною метою та не підключаємо сервіси відстеження. Шрифти ми завантажуємо з власного сервера. Чат на сайті зберігає локально в браузері лише Вашу згоду «так/ні»; система бронювання використовує технічно необхідні дані сеансу (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Тому банер згоди не потрібен.
19. Карта та зовнішні посилання
Карта є зображенням з нашого сервера на основі даних OpenStreetMap; картографічний сервіс у режимі реального часу не вбудовується. Під час переходу за зовнішніми посиланнями (портали бронювання, соціальні мережі: Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, WhatsApp) діють положення про захист даних відповідних постачальників; дані передаються лише після натискання на посилання.
20. Одержувачі
Хостинг/ІТ (Hetzner), електронна пошта (Microsoft; як заміна Google), програмне забезпечення готелю (Mews), менеджер каналів (Channex), платіжний сервіс (Stripe), ШІ (Amazon Web Services; телефон: Twilio, OpenAI), система замків, SMS (seven), портали бронювання, податковий консультант, постачальники послуг з прибирання та обслуговування — у необхідному обсязі, державні органи — за наявності обов'язку за законом, адвокати/колекторські агентства — для стягнення вимог. Передача з рекламною метою не здійснюється.
21. Передача до третіх країн
Як правило, ми обробляємо дані в ЄС. Передача до третіх країн може здійснюватися у випадку: телефонної асистентки (Twilio, OpenAI – США), Stripe (США, запобігання шахрайству), Telegram/WhatsApp, а також порталами бронювання під їхню власну відповідальність. Підстава: рішення про адекватність (EU-US Data Privacy Framework) або стандартні договірні положення ЄС (ст. 46 GDPR).
22. Строк зберігання
Ми зберігаємо дані лише доти, доки це необхідно для досягнення мети або доки діють встановлені законом строки зберігання; після цього дані видаляються або блокуються.
23. Ваші права
Доступ до інформації (ст. 15), виправлення (ст. 16), видалення (ст. 17), обмеження обробки (ст. 18), перенесення даних (ст. 20), заперечення (ст. 21), відкликання згоди (ст. 7 ч. 3) – будь-коли за адресою info@promenaden-hotel.de.
24. Право на подання скарги
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Tel. +49 361 57-3112900, poststelle@datenschutz.thueringen.de
25. Шифрування SSL/TLS
Усі сторінки передаються в зашифрованому вигляді (https).
26. Відсутність автоматизованого прийняття рішень
Автоматизоване прийняття рішень, включно з профілюванням, відповідно до ст. 22 GDPR не здійснюється.
27. Зміни
Ми актуалізуємо цю заяву в разі зміни технологій, правової ситуації або процесів. Редакція: жовтень 2026 р.